|
Avslutning av arkivsaker/mapper: Arkivet har ansvar for å avslutte ferdigstilte saker. Dette blir gjort i samarbeid med saksbehandlar. Når det ikkje er forventa fleire dokument i ei sak, skal det sendast melding/merknad til arkivet om å avslutte saka. Arkivet gir saka status A for avslutta og den forsvinn nå frå korga ”mine saker”. Den kan søkjast opp igjen med andre kriterier t.d. status A og initialane til den saksansvarlege. Saksbehandlar skal: I ei mappe som skal avsluttast har saksbehandlar ansvar for at alle utg. dokument har minimum status F, og at alle innkomande dokument er avskrivne. Saksbehandlar sender melding til arkivet om at ei sak skal avsluttast ved på arkivsaknivå å gå inn på ”merknader” under diverse. Vel ”ØA”, ”ønska avslutta” og klikk lagre. Arkivet sine prosedyrar fangar opp denne statusen og avsluttar saka formelt i Websak. Arkivet skal: Før avslutting, skal arkivet kontrollerer at alle journalpostane har minimum status F for utgåande og minimum status J for innkomande dokument. Dersom det er dokument i saka som ikkje er avskrivne og ferdigstilte skal arkivet gi melding til saksansvarleg som skal avskrive evt restansar og gjere saka klar for avslutning. Samstundes med avslutninga skal arkivet påføre kassasjons/bevarings opplysningar. Opning av ei avslutta sak: Dersom ei avslutta sak av ulike grunnar må opnast igjen skal sakshandsamar ta kontakt med arkivet som endrar status frå A til B. Arkivet må samstundes fjerne arkivmerknad ØA, viss ikkje kjem den i korga over saker til avslutning. Merknaden er endra til MA og arkivsaka ligg nå i korga «mine saker» hos saksbehandlar igjen. Papirarkiv: Det er sakshandsamar sitt ansvar å rydde mappa for t.d. ekstra kopiar, binders og liknande. Det er og sakshandsamar sitt ansvar at den fysiske mappa blir levert til arkivet for avslutning og arkivering. Arkivet tar ut journaloversikt og kontrollerer dokumenta i den fysiske mappa opp mot denne lista. Dersom det i mappa manglar journalført dokument (original) går journaloversikta tilbake til saksansvarleg med melding om å finne dokumentet. Er dokumentet borte må det skrivast ut nytt. Mappe blir så avslutta og arkivert. |