|
Etne kommune sin postjournal:
Etter lova er Etne kommune pålagt å føre journal over all arkivverdig post som kjem inn til eller går ut frå kommunen, Etne komune sin postjournal. Arkivverdig post, både offentleg og ikkje offentleg post blir skanna og underlagt offentleg- og arkivfagleg vurdering. Den ikkje offentlege posten blir skjerma for innsyn ved gradering.
Offentleg post: Post som er open for innsyn. Ikkje offentleg post: Post som skal skjermast for innsyn. Postjournal: Eit kronologisk register over inngåande og utgåande post. Kommunen skal berre ha ein postjournal og den skal innehalde både offentleg og ikkje offentleg post. Den ”ikkje offentlege posten” skal graderast slik at den blir skjerma for innsyn. Rapport postjournal: Gå til ”framsida” i Web-sak og vel: Rapport; gå vidare til postjournal. 1)Postjournal: Offentleg. 2) Dok. Type: Inn- og utg. post + notat. 3) J.enhet: PM. 4) F.o.m dato: Gå 1 dag tilbake i tid. 5) T.o.m. dato: Dagens dato. 6) Kryss av for: Kun journalførte.
Utlegging av kommunen sin postjournal: Alle journalførte offentlege dokument blir i fulltekst lagt ut på kommunen si heimeside via Innsyn. Vi er imidlertid ikkje pålagt at posten skal offentleggjerast i fulltekst. Sjølv om eit skriv er vurdert som offentleg, og det ikkje er heimel for å gjere det ”ikkje offentleg”, er det ikkje alltid naudsynt eller rett å offentleggjere dette i fulltekst. Vi skal vise omsyn og dokumentet blir da gitt koden IP (ikkje publiser) på dokumentnivå. Det kjem på postlista men, ikkje i fulltekst.
Offentlege dokument med personnummer skal ikkje leggjast ut på Innsyn, her skal vi bruke IP. Blir dokumentet lagt ut i fulltekst må personnummeret fjernast/dekkjast over. Innsyn Det er Arkivet som kjører Drummen. Kvar morgon etter at Drummen er kjørt skal den kontrollert av arkivet. Dokumenta som blir lagt ut på Innsyn er blitt journalført 3 dagar i forkant.
Avvikshandtering:
Dersom eit ”Ikkje offentleg” dokument er kome med på postlista uskjerma, må følgjande gjerast: 1) Gå tilbake til den aktuelle arkivsaka, rett opp og kjør postliste på ny. 2) Gi tilbakemelding til aktuelle sakshandsamar. 3) Dersom feilen ikkje blir oppdaga før det er kome ut på Innsyn må i tillegg Drummen må kjørast på ny. I forkant av at Etne kommune sin postjournal blir lagt ut på Innysn skal Arkivet kvalitetssikra postjournalen. Arkivet skal
- Utføre søk på arkivaker med status R. Dette for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa og endre status fra R til B (under behandling)
- Kvalitetssikre arkivfunksjoner som er utførte av saksbehandlar og leiar
- Sikre at saka er knytt til rett saksbehandlar, rett arkivdel og at journalposten er knytt til rett arkivsak
- Arkivet skal dagleg utføre søk på journalpostar, av dokumenttype U, N og X med status F og endre status til J. (journalført)
- Sikre at offentlegvurdering er gjennomført og at naudsynt skjerming av avsendar/mottakar er gjort, når saker blir oppretta av andre enn arkivet sjølv
- Dagleg leggje ut offentleg journal. Denne skal vere utforma slik at den gir oversyn over alle inn- og utgåande brev, samstundes som opplysningar/dokument som er ikkje offentlege er skjerma for innsyn.
- Når postlista er kontrollert og godkjent blir det produsert ei papirutgåve i Word. Denne skal setjast i perm i arkivet. Den offentlege journalen, med dokument i fulltekst, blir så lagt ut på Etne kommune si heimeside.
Kontroll av reserverte arkivsaker:
Arkivet skal gi tilbakemelding til saksbehandlar dersom han/ho har for mange reserverte arkivsaker som står tomme
Kontroll med reserverte journalpostar:
Arkivet skal kvar månad utføre søk på journalpostar som er eldre enn 2 mnd med status R. Dette for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa.
Arkivet skal gi tilbakemelding til saksbehandlar dersom han/ho har mange reserverte journalpostar. |