Post og dokumentbehandlinga i Etne kommune

Post og dokumentbehandling i Etne kommune

Rutinane skal vere retningsgjevande for dokumentbehandlinga i Etne kommune. Det overordna målet er å få ei kontrollert behandling av kommunen sin post slik at vi heile tida har oversikt over dokumentproduksjon og dokumenthandtering. Rutinane skal omfatte både arkiverte dokument/avslutta og dokument som er under arbeid.

Desse prosedyrane gjeld for alle brukarar av Websak.

Retningslinene er i tråd med arkivlova, forskriftene til arkivlova og Riksarkivaren sine vedtak om arkivering.

 Etne kommune har sentral arkivteneste, elektronisk journalføring og saksframstilling. Den delen av Etne kommune sitt arkiv som er produsert i WebSak er elektronisk. 

 Acos Websak: Kommunen sitt system for elektronisk journalføring/arkivering

 Rolleskildringar:

Leiar: Leiarfunksjonen blir utøvd av tilsette i leiarstillingar. Leiar vil generelt ha oppdateringsrettar for alle saker og dokument, kunne fordele/omfordele dokument, skrive dokument på vegne av andre og å rette/skrive i andre sine dokument innan eiga administrative eining.
Det er viktig at alle leiarar har ein stedfortredar ved evt. sjukdom, feriar og permisjonar slik at dei funksjonar som leiar har ansvar for ikkje stoppar opp.

Saksbehandlar/saksansvarleg:

 Saksbehandlar vil normalt bare kunne oppdatere eigne dokument og det kjem klart fram i skjermbilda kva felt som kan oppdaterast.

Saksansvarleg  har utvida rettar for alle dokument i saka.

Det kan vere fleire saksbehandlarar i same sak, men bare ein saksansvarleg. Saksansvarleg sjølv kan gi tilgang i ei sak til saksbehandlar. Slik tilgang kan og arkivet tildele.

Ofte brukte omgrep:

WebSak er kommunens system for elektronisk journalføring.

Journalføring: Systematisk og fortløpande registrering av opplysningar om eit dokument i eit elektronisk saksbehandlarsystem.

 Sak: Omgrepet sak blir brukt om dokument som er mottatt av eller produsert av eit organ.

I Noark 4 (5) blir omgrepet sak brukt om enkeltdokument som naturleg høyrer saman og som derfor har same saksnummer.

 Dokument/saksdokument: Brev, notat, sakspapir eller anna medium som lagrar informasjon som er relevant for ei sak. Saksdokument med tilhøyrande vedlegg er knytt til ein journalpost.

 Arkivsak: I Websak består ei arkivsak av fleire journalpostar med tilhøyrande dokument som er knytt saman av eit felles arkivsaksnummer.

 Journalpost: Registrering av opplysningar om eit saksdokument med eventuelle vedlegg. I Websak er ein journalpost alltid knytt til ei arkivsak.

 Avskriving av restanse: Å registrere opplysningar knytt til ein journalpost om når og korleis behandlinga av innhaldet i journalposten er avslutta. Avskriving av ein journalpost gjer at journalposten forsvinn frå restanse og forfallslista.

 Saksbehandlar: I Websaksamanheng er dette eit samlebegrep for alle som mottar post, skriv notat, brev, saksframlegg m.m.

 Part: Ein eller fleire personar eller organisasjonar som ei avgjerd i ei sak er retta mot, eller som saka direkte gjeld.

 Klagesak: Klage på vedtak. Hovudregelen er at klagen blir registrert og handsama i same sak som det blir klaga på.  Når det gjeld klagebehandling av saker i arkivdel bygg er det eigne rutinar for desse som er knytt opp til prosessane  i byggsak. Når ho blir akivert blir det  oppretta ei eigen arkivsak der klagen blir behandla. Det er link mellom desse to sakene. 

 Dokumenttypar:

I Websak blir følgjande dokumenttypar brukt ved registrering av  journalpostar

I–innkomande:  Innkomande dokument blir registrert av sentralarkivet. (som hovudregel)

U-utgåande: Utgåande dokument er alle dokument med evt vedlegg som blir produsert av/i kommuen for utsending til eksterne adressatar, t.d. innbyggarane i kommunen, samarbeidspartar, leverandørar, andre offentlege organ.

N-notat: Interne dokument (notat, rapportar o.l.) som krev oppfølging og avskriving i journalen. N-notat kan/skal brukast som korrespondanse mellom einingane.
 N-notat som ikkje er avskrivne kjem på restanselista og seinare på forfallslista. N-notat skal avskrivast.

X-notat: Interne dokument (notat, rapportar o.l.) som ikkje krev oppfølging og avskriving i journalen. X-notat kan/skal brukast som korrespondanse mellom einingane.

N- og X-notat blir ikkje tatt med på postlista og blir ikkje lagt ut på Innsyn.

S-sakspapir: Sakspapir er alle dokument som vert brukt til å skrive framlegg til vedtak ved politisk behandling og til å skrive vedtak ved administrativ behandling.

 Statuskodar:

 Statuskodar arkivsaksnivå:

R: Reservert; Arkivsak er reservert av saksbehandlar. Blir kontrollert av arkivet som endrar status til B.

B: Behandlast; Arkivsak er under behandling. Er kontrollert av arkivet.

A: Avslutta; Arkivsaka er avslutta. Arkivet kan opne den igjen.

U: Utgår; Arkivsaka utgår. Blir brukt ved feilregistrering av arkivsak. Arkivet endrar status.
 

Statuskode innkomande dokument; Journalpostnivå:
I = innkomande

M: Midlertidig journalført av arkivtenesta, skanning ikkje fullført

S: Dokumentet er registrert av saksbehandlar eller leiar. Arkivet kontrollerer og endrar status til J.

J: Journalført og kontrollert av arkivet. Standardstatus ved ferdig registrering av  journalpost i arkivet. Journalposten blir deretter inkludert i den offentlege journalen etter tilgangskode og avskjermingsreglar. Når statusen blir satt til J blir det oppretta eit arkivverdig dokument i pdf format.

U: Utgår, journalposten går ut. Blir brukt ved feilregistrering av journalpost. Arkivet endrar status.

Statuskode eigenproduserte dokument, journalpostnivå:

U-utgåande, N- og X- dokument og S-sakpapir:

R: Reservert; Viser at dokumentet er under arbeid/reservert  for saksbehandlar. Konsept.

F: Ferdig; Viser at dokumentet er ferdig frå saksbehandlar. Saksbehandlar sjølv setter status til F, avskriver og ekspederer eller evt. skriver ut dokumentet og klargjer for postsending

E: Ekspedert; Viser at dkomunetet er ekspedert på via outlook (under meny og knappen ekspeder)

J: Journalført; Alle F-dokument blir kontrollert og journalført av arkivet. Arkivet endrar status til J.Det blir oppretta eit arkivverdig dokument i pdf format.

U: Utgår, journalposten går ut. Blir brukt ved feilregistrering av journalpost. Arkivet endrar status.

 I Websak vil journalpostar med status J, vise i saksbehandlar sin innboks og evt restanseliste. 

Tilgangsbegrensning i Websak:

Dokument/opplysningar som er unntatt frå offentlegheita, vil bare vere tilgjengelege for dei som har utvida rettar i systemet. 
Avhengig av gradering og avskjerming som er satt på arkivsak eller dokument, vil alle som er registrerte som brukarar av Websak automatisk ha lesetilgang til alle offentlege dokument.

Følgjande tilgangskodar (graderingskoder) oppretta:

U:   Unnateke for offentlegheita.
XX: Mellombels sperra
P:    Personal
PP:  Personal
E:    Elev
B:    Barn

Dokumentflyt i websak:

 Mottak og registrering av dokument:

Dokument, inklusiv e-post og faks, som arkivtenesta registrerer og skannar i Websak, blir fortløpande elektronisk tilgjengelege.

Dokument som saksbehandlar sjølv opprettar/registrerer i eksisterande eller ny arkivsak, inklusive e-post og faks, vil fortløpande bli tilgjengelege.

Alle dokument inklusive e-post og faks som er arkivverdige og som den enkelte saksbehandlar mottar direkte, utan at det har vert innom arkivet, skal importerast i den aktuelle saka av sakshandsamar sjølv eller  ved at saksbehandlar  ber arkivet gjere dette for han.

Ekspedering:

Når saksbehandlar produserer eit dokument som krev godkjenning, skal det sendast elektronisk ved bruk av flaggmelding til leiar/rådmann for godkjenning. Leiar/rådmann gjer evt rettingar elektronisk og returnerer det godkjente dokumentet ved bruk av flaggmelding tilbake til saksbehandlar.

Saksbehandlar ekspederer dokumenta med evt vedlegg. Arkivet oppdaterer den elektroniske journalen.