Reglement for bruk av elektronisk kommunikasjon

Virkeområde

Retningslinene gjeld for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling i/med Etne kommune. Etne kommune som forvaltningsverksemd, for innhenting og vurdering av informasjon, for vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinene omfattar elektronisk kommunikasjon med einskildpersonar og verksemder, andre eksterne offentlege forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår vi bruk av t.d. Internett, eller liknande kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontenester, men ikkje bruk av taletelefon eller anna munnleg kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c).

Heimelsgrunnlag

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningslova)
Lov om elektronisk signatur (E-signaturlova)
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskrifta)

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Etne kommune

Einkvar som vender seg til Etne kommune kan nytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her:

E-post til kommunen skal sendast til sentral e-post adresse. Adresse til sentralt e-postmottak er post@etne.kommune.no

Adressa skal vere lett tilgjengeleg på kommunen sine heimesider.
Adressa skal trykkast på brevark og vere godt synleg på all utgåande elektronisk post frå kommunen, uavhengig av kva for elektronisk adresse som er nytta ved utsending.

I dei tilfelle elektronisk post blir sendt direkte til einskildpersonar sine adresser er det kvar einskild sitt ansvar å sørgje for at posten blir underlagt arkivfagleg vurdering.

Gjeldande rutinar for journalføring av elektronisk post i Etne kommune skal følgjast.

Etne kommune har fleire fagområde/saker der det er lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på eigne elektroniske skjema:

Avgrensingar i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsendar identifisere seg med namn og adresse dersom slike førespurnader skal bli handsama.

I enkelte saker kan Etne kommune be om opplysningar som stadfestar avsendar sin identitet eller fullmakter, eller stille krav om at dei tryggleiksstenester og -produkt som er nemnde i kommunen sin Internkontroll for datatryggleik og personvern skal takast i bruk, dersom dette er vesentleg for handtering av førespurnaden.

Basert på tryggleiksstrategi for Etne kommune er følgjande saksområde/førespurnader underlagt særskilde tryggleiksstenester og –produkt.

• elektronisk handsaming av personopplysningar i verksemda sine informasjonssystem
• dataoverføring mellom forskjellige kommunale einigar
• tilkopling til eksterne datanett
• dataoverføring til verksemder utanfor verksemda

Følgjande opplysningar skal ikkje utvekslast elektronisk frå Etne kommune med mindre det er nytta tryggleiksstenester og –produkt som på ein tilfredstillande måte sikrar mot urettmessig innsyn:

• Opplysningar unntatt offentlegheit med heimel i offentleglov og forvaltningslov
• Sensitive personopplysningar
• Personnummer og andre eintydige identifikasjonsmidler med mindre mottaker er eigar av personnummeret

Høve til å nekte bruk av elektronisk kommunikasjon

Dersom nokon misbruker tilgangen til å nytte elektronisk kommunikasjon med kommunen, kan ein nekte vedkommande heilt eller delvis å nytte slik kommunikasjon i framtida. Det skal sendast ut varsel med bestemt frist for å uttale seg i saka før ein nektar nokon å nytte elektronisk kommunikasjon. Dersom det er naudsynt av omsyn til tryggleiken kan kommunen nekte tilgang straks.

Handtering av opplysningar der det er nytta elektronisk kommunikasjon:

Stadfesting av mottak

Etne kommune nyttar automatisk svar på alle hendvendingar til post@etne.kommune.no

"Fra: Firmapost Etne
Sendt: 8. februar 2016 13:16
Til: Hildegunn Orvedal
Emne: Automatisk svar

 Vi stadfestar at e-posten  er motteken av post@etne.kommune.no

Førespurnader som er underlagt journalføringsplikt vert journalført og formidla til rett sakshandsamar. Tida det tek å sakshandsame  kan variere frå sak til sak. 

Vi ber om at det ikkje vert sendt sensitive personopplysningar på e-post. I slike tilfelle vert det oppmoda til å bruke ordinær postsending.

 Med helsing

Etne kommune

Postboks 54

5591  ETNE

tlf. 53758000

e-post: post@etne.kommune.no

Melding om feil og manglar

Dersom kommunen mottar elektronisk post som skulle ha vert sendt til eit anna organ eller ei anna elektronisk adresse, må kommunen informere avsendaren om dette, og om mogleg vise vedkommande til rett organ og rett elektronisk adresse.

Mottar kommunen elektronisk post med andre feil eller manglar må kommunen informere avsendaren om dette før sakshandsaming tar til

Melding om og tilgjengeleggjering av vedtak

Melding om vedtak skjer ved bruk av elektronisk kommunikasjon når e-post adressa til mottaker er kjent og dokumentet elles er eit offenlteg dokument. Inneheld vedtaket opplysningar som er gradert som ikkje offentlege skal melding om vedtak sendast på papir.

Klage

Klage over enkeltvedtak kan framsettast i elektronisk form. Kommunen bestemmer framgangsmåte og metode for autentisering.

Innsyn i dokument og opplysningar ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendast organet elektronisk. Dersom kommunen har elektronisk arkiv kan det gis tilgang til opplysningar og dokument i elektronisk form viss den som krev innsyn samtykkar eller ber om det, og dersom risikoen for urettmessig innsyn i opplysningar og dokument i systemet er tilfredsstillande førebygd.

Informasjonstryggleik og bruk av tryggleikstenester og produkt

Denne er ikkje ferdig.