Reglar for eksternt innsyn i arkiv

Retten til innsyn i offentlege saksdokument er regulert av offentleglova (allment innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). Hovudregelen er at forvaltninga sine saksdokument er offentlege (Ofl. Kap. 2 § 3). Nokre saksdokument skal eller kan unnatakas offentlegheit med heimel i gjeldande lovverk. Arkivtenesta er delegert fullmakt til å gi publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i lovverket.

Allment innsyn

Den som ber om innsyn i arkiv skal ved hjelp av den offentlege journalen identifisere den saka eller dei dokumenta vedkommande vil ha innsyn i.

Etne kommune publiserer offentleg postjournal med fulltekstdokument på Internet. Arkivansvarleg må difor ta ei førehandsklassering før publiseringa. Det er ekstra viktig å vere nøyaktig i offentlegvuderinga og nytte rette og fullstendige lovheimlar ved publisering av fulltekstdokument på nett, slik at t.d. sensitive personopplysingar ikkje blir tilgjengelege for publikum. Det er viktig å merke seg at personnummer aldri må leggjast ut på Innsyn. Dersom dokumentet i seg sjølv er offentleg, må personnummeret sladdast. Dersom det blir bedt om innsyn i eit dokument som innheld personnummer må dette sladdast før det blir gitt innsyn.

Spørsmål om innsyn skal avgjerast ved kvar enkel førespurnad. Det skal vere høve til å be om innsyn i alle dokument, uavhengig av førehandsklassering. Dersom kommunen mottar ein førespurnad om innsyn i et dokument som i utgangspunktet er "ikkje offentleg" skal det gjerast ei ny offentlegvurdering, ev. i samarbeid med sakshandsamar/leiar

Etne kommune har publiseringing av fulltekstdokument på Internet og da får publikum automatisk godkjent ein førespurnad om innsyn i dokument som er offentlege og kan lese dokumentet direkte på skjermen.

Førespurnad om innsyn skal journalførast. Personar som i samsvar med gjeldande føresegner får tilgang til opplysningar som er "ikkje offentlege", skal skrive under på at dei er kjende med det ansvaret dette medfører. Innsyn i papirbaserte originaldokument skal berre føregå under tilsyn, elles skal vi gi innsyn i kopiar eller elektroniske versjonar. Kopiering av dokumenta skal skje vederlagsfritt.

Arkivansvarleg skal vurdere om dokument som det er bede om innsyn i, inneheld opplysningar som er unntatt frå innsyn etter offentleglova. Dersom dette er tilfelle, må arkivansvarleg ta stilling til om ein kan gi innsyn i resten av dokumentet eller om heile dokumentet skal bli unntatt frå innsyn.

Etne kommune praktiserer "meroffentlighet". Det vil seie at vi skal vurdere om vi kan gi innsyn i heile eller delar av dokumentet sjølv om det er ikkje offentleg etter føresegner i lova. (Ofl. § 11). Det skal ikkje vurderast "meroffenlighet" for opplysningar underlagt teieplikt.

Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Dersom dokumentet/journalposten vert skjerma eller unntatt med heimel i Ofl. § 5  skal det visast til den lovbestemminga som gir grunnlag for teieplikta (t.d. Fvl. § 13-1 eller 13-2). Det er i utgangspunktet berre dei opplysningane i dokumentet som er underlagt teieplikt som skal unntakas.

Partsinnsyn

Forvaltningslova regulerer retten til innsyn for part i sak. Ein part i sak er i definert som ein person som ei avgjersle retter seg mot eller som saken elles direkte gjeld (Fvl. § 2-e). Den som er part i sak der det vert gjort enkeltvedtak har ofte trong for å gjere seg kjend med dokumenta i saka. Hovudregelen er at part i sak har rett til innsyn i saksdokumenta (Fvl. § 18, 1. ledd). Ein må ha heimel for å nekte part rett til innsyn. Heimel finn ein i § 18 a og b som gjer tilgang til å nekte innsyn i dokument utarbeidd for organets interne saksførebuing, eller i § 18 c som innskrenkar tilgangen til å krevje innsyn i visse opplysingar.

I § 20 er det reglar for korleis dokumenta skal gjeras tilgjengelege for parten.

Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkommande klage etter reglar i Fvl. § 21.

Innsyn i personopplysningar

Førespurnad om innsyn i personopplysningar er regulert av personopplysningslova. Førespurnaden skal ikkje forvaltast av arkivtenesta. Det er leiar for den aktuelle tenesteeininga som skal forvalte innsynet her. Innsynet skal forvaltast i tråd med personopplysningslova med forskrifter.