Glemt Passord?

Postmottak

Daglige post- og arkivbehandlingsrutiner

De daglige post- og arkivbehandlingsrutinene danner grunnlaget for at kommunen skal kunne etterleve de krav som lovverket og offentligheten/allmennheten stiller til dokumentasjon og informasjon.

Rutinene nedenfor bygger på arkivloven med forskrifter og tar utgangspunkt i den kommunale hverdagen.

Kommunens arkivleder er faglig ansvarlig for sentralarkivet. Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilknyttet arkivtjenesten ved servicekontoret i kommunen.

Postmottak

Papirpost
  • Kommunens postmottak er lokalisert ved servicekontoret.
  • Inngående post leveres av Posten på hverdager mellom ca. kl. 09:00 og 11:00.
  • Utgående post leveres til Coop hver dag kl. 12:50.
  • Postkassen ved hovedinngangen tømmes daglig av servicekontoret, ca. kl. 13:00.
  • Post som leveres direkte til etater eller saksbehandlere skal arkivvurderes av mottaker. Arkivverdig post leveres deretter til servicekontoret for registrering. Alternativt kan saksbehandler skanne og registrere posten direkte i sakarkivsystemet.
Elektronisk post – E-post
  • Servicekontoret har ansvar for kommunens elektroniske postmottak: postmottak@namsskogan.kommune.no.
  • E-post skal behandles på lik linje med annen post.

Behandling av e-post:

  • E-post med arkivverdi skal registreres i sak/arkivsystemet i riktig sak, eller danne grunnlag for ny sak. E-posten markeres med rødt flagg og status “Lest”.
  • E-post uten arkivverdi sendes videre til mottaker eller saksbehandler, og flyttes til mappen “Videresendt” i postmottaket, med status “Lest”.
  • Uønsket e-post (f.eks. reklame) slettes.
  • Ubehandlet e-post skal ha status “Ulest”.
Elektronisk post – Elektroniske skjema
Digital post
Altinn
  • Servicekontoret har ansvar for digital post mottatt i Altinn, knyttet til rollen “Post/arkiv”.
  • Alle ansatte på servicekontoret har denne rollen, med tilgang til hovednummeret til Namsskogan kommune og alle underenheter.
  • Alle med ansvar for post/journalføring har tilgang til taushetsbelagt informasjon i Altinn.
  • Varsler om ny post i Altinn sendes til postmottak@namsskogan.kommune.no.

Daglig rutine for “Post 2”:

  • Fordel post som ikke skal journalføres til riktig enhet, enten ved utskrift eller ved videresending på e-post.
  • Husk å velge “Arkiver” på posten i Altinn.
  • NB! Sørg for at alle vedlegg blir med.
  • Post til skole og barnehage skrives ut og legges i posthyllene til avdelingene.
  • Skattekort og HELFO-oppgjør skal ikke skrives ut.
KS FIKS
  • KS FIKS er en nasjonal felleskomponent for sikker forsendelse av dokumenter mellom avsendere og mottakere.
  • Kommunen benytter SvarUt for utgående post og SvarInn for inngående post.
  • Arkivleder er hovedansvarlig for KS FIKS og har tilgang til systemet for kontroll og uthenting av digital post.
  • Dokumenter som mottas via KS FIKS, legges inn i en fordelingssak i Elements.
  • Journalposter flyttes til riktig sak dersom dokumentet skal saksbehandles i Elements.
  • Dersom posten ikke skal behandles i Elements, sendes den videre som e-post eller skrives ut og formidles.
    • Dette noteres i merknadsfeltet.
    • Tittel endres til “Utgår – [original tittel]”.
    • Journalposten får status “U” og kan spores i ettertid.

Grovsortering av papirpost

  • Informasjonspost (aviser, reklame) leveres direkte til mottaker.
  • Rundskriv skal som hovedregel ikke registreres. Rundskriv som krever respons fra kommunen, registreres som inngående dokument.
Post som ikke skal åpnes av servicekontoret

Privatadressert post:

  • Post der personnavn står foran kommunenavn/enhetsnavn, leveres uåpnet til adressat.
  • Unntak: dersom saksbehandler har avtalt at servicekontoret skal åpne slik post.

Post til kommunale virksomheter (sendes uåpnet):

  • Helse og omsorg (klient-/pasientpost, fagsystemer)
  • Skole, voksenopplæring, barnehager (papirarkiv, fagsystemer)
  • Fagforeninger

Hvis post åpnes feilaktig:

  • Legg brevet tilbake i konvolutten.
  • Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten.
  • Brevet sendes straks til riktig fagavdeling.

Post levert direkte til feil etat/saksbehandler

  • Arkivverdig post levert direkte til etat/saksbehandler skal enten registreres av saksbehandler, eller leveres til arkivet for registrering.
  • Saksbehandler har selv ansvar for å journalføre post mottatt via e-post, papir, samhandlingsplattformer m.m.

Feilregistrering i sak/arkivsystemet:

  • Saksbehandler er ansvarlig for å få overført posten til rett mottaker i systemet.

Feiladressert post:

  • Returneres uåpnet til Posten.

Behandling av gradert materiale

  • Konfidensiell post er post med opplysninger unntatt offentlighet etter offentlighetsloven.
  • Intern sending av slikt materiale skal skje i lukket konvolutt.
  • Servicekontoret fører “U.off.” og en foreløpig hjemmel ved registrering.
  • Dersom dokumentet likevel skal være offentlig, skal arkivtjenesten få beskjed slik at gradering fjernes.
  • Det er saksbehandlers ansvar å sikre at dokumenter unntatt offentlighet registreres med riktig tilgangskode og hjemmel i sak/arkivsystemet.

Oppdatert 14.04.2025