Restansekontroll

Restansekontroll inngående dokumenter:

I henhold til forvaltningsloven har vi 4 ukers frist til å besvare inngående henvendelser.
Det er viktig at alle minst en gang pr dag logger seg på Elements for å sjekke dagens post. Det er også mulig å få varsel på alle søk.

Saksbehandler har gode mulighet er for god restansekontroll i Elements.

Dere finner flere søk som er aktuelle å bruke:

• Mottatte journalposter siste 14 dager
• Mottatte journalposter som kopimottaker
• Ubesvart post
• Forfallsliste
• Egne journalposter under arbeid

Det er avdelingsleders ansvar å påse at alle saksbehandlerne besvarer/avskriver sine mottatte henvendelser.

I Elements har ledere mulighet for kontroll av enhetens restanser under "ledersøk".
Her finner dere:

• Avdelingens ubesvarte post - Alle saker som er registrert på en saksbehandler i "din" enhet.
• Avdelingens postliste siste 2uker
• Avdelingens aktive saker - alle saker under behandling
• Avdelingens ubesvarte post.

Restansekontroll utgående dokumenter:

Det er viktig å ferdigstille utgående brev og det er flere ting som skjer når du ferdigstiller og ekspederer en journalpost:

• Dokumentet forsvinner fra søket "journalposter under arbeid".
• Restanser avskrives (Om det utgående er besvart som svar på inngående).
• Evt. kopimottakere vil få dokumentene i sine søk i Elements.
• Journalposten går til sentralt arkiv for kvalitetskontroll og journalføring.
• Når journalposten blir journalført av arkivet blir den tilgjengelig for publikum på postlisten.

For de registreringer som er feilregistrert, eller ikke er/skal sendes ut, må dere varsle arkivtjenesten – postmottak@Namsskogan.kommune.no – slik at de får sett registreringen til utgår.

Avskriving

Alle inngående dokument skal avskrives av saksbehandler. Da dokumenterer du hva du har gjort med inngående post.

Noen av de restansene som ikke er avskrevet kan være besvart, men svaret er ikke riktig knyttet sammen med den inngående journalposten. Det kan gjøres ved å velge "angi svar på". Velg så riktig inngående journalpost

Andre avskrivingsmåter er:

• Besvart med vedtak
• Besvart med utgående post
• Besvart med nytt notat
• Tatt til behandling
• Besvart med e-post
• Besvart pr telefon
• Tatt til orientering

Ferdigstille saker

Når en sak er ferdigbehandlet, skal saksbehandler ferdigstille saken. Det betyr å endre status til "ferdig". 

Arkivtjenesten får da en oppgave på sitt skrivebord, og skal kontrollere journalpostene og avslutte saken.

Oppdatert 14.04.2025