Oppgavefordeling post og arkiv på servicekontoret

Servicekontoret skal hver dag utføre alle post og arkivoppgaver uavhengig av hvem som er på jobb.

Sjekk også disse rutinene:

• Journalføring i Elements
• Kontrolloppgaver for arkivtjenesten i Elements
• Journalføring i objekarkivene i Elements

POST 1 

Postmottak@Namsskogan.kommune.no  

1. Sjekk Inngående post. Bruk drag and drop Elements for journalføring. Flyttes til mappen "Ferdig registrerte saker" når det er overført til Sak/arkivsystemet. 
   1. Høringer skal sendes via e-post til saksbehandlere, blir registrert i sak/arkivsystemet når høringer skal besvares. (Saksbehandler ansvarlig for registrering).
   2. Disse skal videresendes på e-post: 
      1. Invitasjoner 
      2. Kurs 
      3. Spørreundersøkelser 
   3. De som ikke er journalført  men sendt til noen, flyttes til mappe "Videresendt". 
   4. Reklame, trykksaker kan slettes/kastes.
2. Sjekk søppelpost (Junkmail). Overfør epost fra søppelboks til innboks for videre behandling dersom den skal enten journalføres eller sendes til saksbehandlere.

Fysisk post 

• Postboks ved ytterdør sjekkes hver dag. Nøkkelen står i nøklreskapet sammen med kommune sine nøkler(bilnøkler). 
• Utgående post leveres på Coop ca kl. 12.50.

Sjekk offentlig journal i Elements

Fremgangsmåte:

1. Gå til Søk --> Arkivering --> "Offentlig journal - kontroll"
2. Legg inn gårsdagens dato og dagens dato i feltet for "Journaldato". (Kan være lurt å søke for hele uken hver fredag).
3. Klikk Søk.

Sjekkpunkter:

• Riktig bruk av titler. Korriger om nødvendig
• Riktig type journal
• Om gradering er ok
• Riktig registrert avsender/mottaker 
• Om dokumenter er lesbare

Utføres i Elements gjennom dagen. Hjelp hverandre med å kvalitetssikre denne slik at gradering, avsender/mottaker, tittel er korrekt.

Et tips: er å sjekke fra avansert søk, antall journalførte j.poster slik at du er sikker på at søket offentlig journal har fanget opp all post. 

POST 2 

Elements

Sjekk og behandle følgende: 

• Journalposter status M 
• Journalposter, status S. Ikke ta saker med dagens dato, da disse kan være i bruk av saksbehandler. 
• Journalposter status F. Notat, dok Y journalføres. Dersom det ligger utgående med ekstern mottaker med status F, må saksbehandler kontaktes for å sjekke om posten skal ekspederes eller om den allerede er ekspedert. 

• Journalposter, status E. Sjekk forsendelsesstatus på hver enkelt j.post. Sjekk tittel, gradering og mottaker. Sjekk søkene overføring feilet, samt ikke ekspedert, før du søker opp E.

• Offentlig journal. Sjekk at gradering er ok. At tittel og mottaker/avsender er ok. 
• Saker til kontroll - sjekk og sett status under behandling.

• Saker til avslutning - sjekk og avslutt saken.

• Utlyste stillinger i Elements: Sjekk innkomne søknader (når du får varsel fra Jobbnorge). Når søknadsfristen er gått ut: Hent offentlig søkeliste fra Jobbnorge og arkivere den i ansettelsessaken.  Send avslagsbrev når signerte avtaler er kommet inn. Registrer med merknad i journalposten utgående avtale, at inngående avtaler er registrert i personalmappe til vedkommende. lag en lenk mellom ansettelsessaken og personalmappen. Hele rutinen ligger i arkivplanen: https://namsskogan.arkivplan.no/content/view/full/727202

Altinn - Logg inn

Journalført posten som skal journalføres. Fordel posten som ikke skal journalføres til enheten enten ved å skrive ut, eller å sende på epost. Husk aldri sende sensitiv post med epost. Velg til slutt arkiver på posten inne i Altinn.  Pass på å få med alle vedlegg. 

• Dersom det kommer post til  skole og barnehage som ikke skal i sakarkiv, må posten skrives ut og legges i posthylla til skole og barnehage. De journalfører selv i sine fagsystem.
• Skattekort, Helfo direkteoppgjør skal vi ikke skrive ut. 

Oppdatert 14.04.2025