Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet sin virksomhet, skal avleveres til arkivdepot.
Alle elektroniske systemer (fagsystemer og sak/arkivsystem) kommunen benytter skal vurderes med tanke på om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon.
Ved anskaffelse av elektroniske system skal det foretas en vurdering av hvilke deler av systemet som eventuelt skal bevares. Dokumentsenter skal varsles og personvernombud skal varsles hvis systemet inneholder personopplysninger.
Følgende regler skal gjelde for alle elektroniske system som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon/informasjon.
Bodø kommune skal inngå avtale med Arkiv i Nordland om elektronisk depot. Alle uttrekk overføres til Arkiv i Nordland i henhold til avtale. Arkivleder tar initiativ til å møte alle systemansvarlige for å følge opp rutinen med uttrekk.
| System/fagområde
|
Periode
|
Funksjonsområde/ informasjon som lagres
|
Bevaring (papir/elektronisk)
|
Rutine for elektronisk deponering
|
Ansvar
|
| Elements/ePhorte 6
|
oppstart 03.04.17
|
Personalmapper Elevmapper Barnemapper Gnr/Bnr Emnearkiv Reguleringsplaner
|
Elektronisk NOARK 5
|
I produksjon Neste periodisering berammes til 2025.
|
Arkivleder og IKT-sjef
|
| ePhorte 5 (web)
|
2010 - 2017
|
Personalmapper Elevmapper Barnemapper Gnr/Bnr Emnearkiv Reguleringsplaner
|
elektronisk NOARK 5
|
Periodisert 02.04.2017 Basen skal overleveres til Arkiv i Nordland for elektronisk depot når behovet for oppslag går ned og tidligst i 2028
|
Arkivleder, IKT-sjef Arkiv i Nordland bistår Bodø kommune med avlevering av elektronisk arkiv til depot i samarbeid med kommunen og SIKRI(leverandør
|
| ePhorte 4 web historisk
|
2002 – 2009
|
Personalmapper Elevmapper Barnemapper Gnr/Bnr Emnearkiv Reguleringsplaner
|
2002 – 2010 – elektronisk og papir NOARK 4 Historisk base.
|
Periodisert i 2010. Papirarkivet går foran elektronisk arkiv med hensyn til avlevering. Papirarkiv og base har vært under omfattende ordning og nærmer seg avlevering. Under forutsetning at det finnes gode innsynsmuligheter. Estimert tid for avlevering settes til 2025.
|
Arkivleder, Digitalisering- og IKT Arkiv i Nordland bistår Bodø kommune med avlevering av elektronisk arkiv til depot i samarbeid med kommunen og SIKRI(leverandør
|
| Visma Familia i Visma samhandling arkiv (barnevern)
|
11.02.2015 - 27.02.20
|
1 saksmappe pr. klient
|
Elektronisk godkjent arkiv NOARK 5. Visma samhandling arkivkjerne
|
Det er ikke foretatt uttrekk. Første uttrekk beregnes til 2025.
|
Arkivleder, Digitalisering- og IKT Arkiv i Nordland bistår Bodø kommune med avlevering av elektronisk arkiv til depot i samarbeid med kommunen og Visma(leverandør)
|
| Visma Familia i Visma samhandling arkiv (barnevern)
|
På grunn av utvidelse av vertskommunesamarbeid er ny periode av arkivet opprettet 27.02.2020
|
1 saksmappe pr. klient
|
Elektronisk NOARK 5. Visma samhandling arkivkjerne. overført til sky Azure i 2023
|
Det er foretatt periodisering 01.01.2020, men det er ikke foretatt uttrekk. Hvis det er formålstjenlig vil første uttrekk beregnes til 2025. Nytt anbud for barnevernsarkiv er under arbeid hvor flere kommuner i Nordland, deltar. DigiNordland er prosjektleder.
|
Barnevernsleder, arkivleder, IKT-sjef Arkiv i Nordland bistår Bodø kommune med avlevering av elektronisk arkiv til depot i samarbeid med kommunen og Visma(leverandør)
|
| Unique Oskar (sosialarkiv) Visma Velferd (sosialarkiv)
|
2000 - 2009 2009 - 2016
|
Saksmapper pr. klient
|
Oskar: Elektronisk og papir Velferd: Elektronisk og papir
|
Papirarkivet går foran elektronisk arkiv med hensyn til avlevering.
|
Arkiv i Nordland bistår Bodø kommune med avlevering av elektronisk arkiv til depot i samarbeid med kommunen og Visma(leverandør)
|
| Visma Velferd i Visma samhandling arkiv
|
19.10.2016 - d.d
|
Saksmapper pr. klient
|
Velferd: Elektronisk NOARK 5 Visma Samhandling arkivkjerne. Kjernen ble overført til sky Azure 2023.
|
Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk. Hvis det er formålstjenlig, vil det bli foretatt avlevering til elektronisk depot innen 2028.
|
Leder for Stab NAV Bodø, arkivleder og IKT-sjef Arkiv i Nordland bistår Bodø kommune med avlevering av elektronisk arkiv til depot i samarbeid med kommunen og Visma(leverandør)
|
| Visma Flyktning
|
2010 - 2016
|
Saksmappe pr. klient
|
Elektronisk og papir
|
Papirarkivet går foran elektronisk arkiv med hensyn til avlevering.
|
|
| Visma Flyktning i Visma samhandling arkiv
|
2017 - d.d.
|
Saksmappe pr. klient
|
Elektronisk NOARK 5 Visma Samhandling arkivkjerne. Kjernen ble overført til sky Azure 2023.
|
Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk. Hvis det er formålstjenlig, vil det bli foretatt avlevering til elektronisk depot innen 2028.
|
Leder flyktningkontoret, arkivleder og IKT-sjef Arkiv i Nordland bistår Bodø kommune med avlevering av elektronisk arkiv til depot i samarbeid med kommunen og Visma(leverandør)
|
| Prof.dok WinMed 2 Win Med 3 endret navn til CGM Helsestasjon
|
1997 – 2006 2006 – 2013 2013 - 2016
|
Pasientjournaler
|
Elektronisk og papir
|
Papirarkivet går foran elektronisk arkiv med hensyn til avlevering. Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk. Hvis det er formålstjenlig vil første uttrekk beregnes til 2028.
|
Arkiv i Nordland bistår Bodø kommune med avlevering av elektronisk arkiv til depot i samarbeid med kommunen og CGM (leverandør)
|
| CGM Helsestasjon
|
2016 - d.d.
|
Pasientjournaler/klientarkiv
|
Elektronisk og papir Papir skannes fortløpende inn i systemet. EPJ er godkjent elektronisk arkiv.
|
Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk. Hvis det er formålstjenlig vil første uttrekk beregnes til 2028.
|
Ledende helsesøster, arkivleder, IKT-sjef Arkiv i Nordland bistår Bodø kommune med avlevering av elektronisk arkiv til depot i samarbeid med kommunen og CGM (leverandør)
|
| Gerica Pleie og omsorgssystem Documaster arkivkjerne
|
1997 - 2021 fra 2021 - d.d.
|
Pasientjournaler/klientarkiv
|
Papir og elektronisk Elektronisk NOARK 5 som avleverer til Documaster arkivkjerne
|
Papirarkiv før 2021 går foran elektronisk arkiv med hensyn til avlevering. Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk. Første uttrekk beregnes til 2030
|
Leder tildelingskontoret/Kommunaldirektør HO, arkivleder og IKT-sjef. Arkivet flyttes over til elektronisk arkivkjerne (Documaster) høsten 2021
|
|
|
|
|
|
|
|
| WinMed CGM Allmenn CGM legevakt
|
1997 - 2016 2016 - d.d
|
Pasientjournaler
|
Papir og elektronisk elektronisk - EPJ er godkjent elektronisk arkiv EPJ ref. sak: 23/3904
|
Papirarkiv før 2016 går foran elektronisk arkiv med hensyn til avlevering. Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk. Første uttrekk beregnes til 2030
|
Leder helsekontoret, arkivleder og IKT-sjef
|
| HK-data PPT
|
1995 - 2024 2024 - d.d.
|
1 saksmappe pr. elev
|
Papir og elektronisk Overgang til arkivkjerne 2024. HK-data har integrasjon med Documaster arkivkjerne
|
Papirarkiv før 2024 går foran elektronisk arkiv med hensyn til avlevering. Med mindre det er mulig å migrere data fra HK-data over til arkivkjernen og papirarkivet blir godkjent for kassasjon. Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk. Hvis det er formålstjenlig beregnes uttrekk til 2030.
|
Leder PPT, arkivleder og IKT-sjef
|
| Visma Voksenopplæring Visma samhandling arkivkjerne
|
2015 - 2016 2017 - d.d.
|
1 saksmappe pr. elev
|
Papir og elektronisk Elektronisk NOARK 5 Visma Samhandling arkivkjerne. Kjernen ble overført til sky Azure 2023.
|
Papirarkivet går foran elektronisk arkiv med hensyn til avlevering. Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk. Hvis det er formålstjenlig, vil det bli foretatt avlevering til elektronisk depot innen 2028.
|
Rektor Bodø voksen-opplæring, arkivleder og IKT-sjef
|
| Visma skole
|
2010 - 2016
|
Informasjon om elev og foresatte, karakterer elever, fravær, fag- og timefordeling elever
|
Papir og elektronisk
|
Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk.
|
|
| Visma Flyt skole
|
2018 - 2023 (ikke i bruk, men avsluttet 1.aug 2024) Har kun vært tilgjengelig for historiske oppslag siden 2023.
|
Informasjon om elev og foresatte, karakterer elever, fravær, fag- og timefordeling elever Visma flyt skole har integrasjon mot sak/arkiv Elements.
|
Visma flyt skole integrert med Visma samhandling arkivkjerne sky (leverandørsky)
|
I anbudskonkurranse i 2023 vant IST anbudet. Visma flyt skole ble avsluttet og data ble migrert over til IST. sak: 23/3904
|
Grunnskolesjef, arkivleder og IKT-sjef.
|
| Visma sikker sak
|
2022 - nov. 2023
|
Dokumentasjon av elever som kan være av sensitiv art. Blant annet: Individuelle opplæringsplaner, enkeltvedtak, observasjoner i forbindelse med utredning, diagnoser i forbindelse med læringsvansker.
|
Elektronisk med avlevering til Visma samhandling arkivkjerne sky (leverandørsky)
|
I anbudskonkurransen i 2023 vant IST anbudet. Visma sikker sak ble avsluttet.
|
Grunnskolesjef
|
| Visma samhandling arkivkjerne Sky (leverandørsky)
|
2022 - d.d.
|
Elevdokumentasjon overført fra Visma sikker sak. Visma sikker sak avsluttet november 2023.
|
Elektronisk NOARK 5 kjerne
|
Inneholder kun 400 dokumenter fra Visma sikker sak, som skal overføres til Elements elevmapper av dokumentsenteret.
|
arkivleder
|
| Visma Oppvekst (barnehage)
|
2007 - 2016
|
Barnehagesøknader og tilbud om barnehageplass
|
papir og elektronisk
|
Basen overføres til elektronisk depot i pilotprosjekt i samarbeid med arkiv i Nordland. Arbeidet startet høsten 2018 og er utført løpet av 2019.
|
Utført av Arkiv i Nordland
|
| IST Web
|
2017 - 2023
|
Barnehagesøknader og tilbud om barnehageplass
|
elektronisk
|
Under anbudsprosess IST vant anbudsprosessen på skole barnehagesystem. Begge områder er derfor tatt i bruk fra 2023 i IST. Barnemapper fra 2017 til 2023 er ikke overført til arkivkjerne.
|
Barnehageleder, arkivleder og IKT-sjef
|
| Visma Flyt Sampro
|
2017 - d.d.
|
Individuelle planer
|
elektronisk
|
Det er ikke foretatt periodisering eller uttrekk. Første uttrekk beregnes til 2024.
|
Avdelingsdirektør oppvekst og kultur, arkivleder og IKT-sjef
|
| Speed Admin
|
2000 - d.d.
|
Portal for kulturskole og foreldre. Elevregister
|
Elektronisk system uten arkivkjerne. Det er ukjent om det finnes papirarkiv
|
Det er ikke foretatt periodisering eller vært snakk om noe uttrekk.
|
Avdelingsdirektør Oppvekst og kultur, arkivleder3
|
| IST - barnehage og skole
|
2023 - d.d.
|
Dokumentasjon av elev og barn
|
Elektronisk med integrasjon til Elements arkivkjerne
|
Det er ikke foretatt periodiesering. Det er ikke tatt stilling til uttrekk.
|
Arkivleder, leder for barnehage og grunnskolekontor.
|