|
Generelt om IKT-plattform og systemer som inneholder arkiv:
Mesteparten av Bodø kommunes serverpark er flyttet over til skydrift. De fleste applikasjonene er flyttet til leverandørenes skydrift, mens resten befinner seg i driftsleverandør Tieto/Evry sin skydrift; (Azure) SIKRI, leverandør av Elements, har ansvar for back-up av Elements. Bacup for fagsystemer følger hvilken løsning de har for skydrift. Tieto/Evry har ansvar for sikkerheten som angår servere, brannmur og sikkerhet for at uvedkommende ikke bryter seg inn i systemene. Teknisk: Systemene er tilgangsstyrt, har tilgangskontroll og automatisering av tilgangsstyring. Endringer og sletting blir loggført, samt back-up. Organisatoriske: vi bruker taushetserklæringer, opplæring, prosedyrer, internkontroll, databehandleravtale. Hvis det skulle oppstå et scenario hvor vi ikke får tilgang på kommunens IT-plattform. Så vil vi kunne hente inngående post på Altinn.no og KS-svarUT forvaltning. Sårbarheten vil være at vi ikke vil få mulighet for å produsere dokumenter eller hente informasjon i arkivet. Inngående elektroniske skjema vil heller ikke være mulig å hente ut. For øvrig har kommunen kriseberedskapsprosedyrer og GDPR-informasjonssikkerhetsrutiner i kommunens kvalitetssystem, Kvalitetslosen.
Elements
Erfaringsmessig er IKT-plattformen og Elements driftssikkert med lite nedetid. Skulle imidlertid sak/arkivsystemet være ute av drift i en kort periode (1-2 virkedager) skal journalføringen utsettes til driften kommer i gang. Det blir ikke fordelt post unntatt i spesielle tilfeller. Prioritert post håndteres i følgende rekkefølge:
- Post til helse- og omsorgsavdelingen - herunder tildelingskontoret, helsekontoret og boligkontoret
- Post til ordfører og rådmann
- Kriseledelse/sikkerhets og beredskapsansvarlig
- Byggesakspost
- Barnevern/kommuneadvokat
- Personalarkiv
- Generelt post som har tidsfrister
Dersom sak/arkivsystemet er ute av drift over en lengre periode (mer enn 2 dager), og posten er tilgjengelig i andre kanaler så kan det skannes til e-post og sendes ut til saksbehandler. Her må vi være særlig oppmerksom på sensitiv post, det skal ikke sendes på epost til saksbehandler. Hvis posten er sensitiv skal det tas utskrift og leveres til saksbehandler på papir.
Postlista/offentlig journal må registreres manuelt i egen mal.
Detaljert rutine finnes i kommunens kvalitetssystem, Kvalitetslosen Saksbehandler importerer saksbehandlingen i Elements når systemet er oppe igjen. Dokumentene som er mottatt på papir skal skannes så snart systemet er tilbake i drift. |