| Funksjonsområde
|
Funksjon
|
Underfunksjon
|
Prosess
|
Transaksjon
|
Dokument
|
Utfører
|
Lovverk
|
System
|
Arkivplikt
|
Bevaringsplikt
|
Grunnlag for bevaring
|
Bevaringstid
|
Merknader
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Forberede konkurransegrunnlag
|
Anslag over anskaffelsens verdi
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
F3 og F4
|
30 år
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Utarbeide konkurransegrunnlag med vedlegg
|
Konkurransegrunnlaget
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
§7-24.6a anskaffelse
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Offentliggjøre anskaffelsen
|
Kunngjøring(er)
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
F3 og F4
|
30 år
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Svare på spørsmål til konkurransegrunnlaget
|
Svar og spørsmål til konkurransegrunnlaget
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Nei
|
F3 og F4
|
30 år
|
Publiseres på Doffin? Hvem som stiller spørsmål er skjermet
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Motta tilbud til konkurranse
|
Tilbud fra leverandør
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Mercell
|
Ja
|
Nei
|
F4
|
10 år
|
Antatt tilbud skal bevares. Er det mulig å oppbevare de andre tilbyderne i Mercell i 10 år?
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Bekrefte mottatt tilbud
|
Bekreftelse på mottatt tilbud
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Mercell
|
Ja
|
Nei
|
F4
|
10 år
|
Oppbevaring i 10 år i Mercell?
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Utarbeide evalueringsdokument for kvalifisering og evaluering
|
Evalueringsskjema for kvalifisering og evaluering
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Nei
|
F1 og F2
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Utarbeide innstilling på valg av leverandør
|
Innstilling av valgt leverandør
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
§7-24.6a anskaffelse
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Sende brev til valgt leverandør
|
Tilbudsbrev til leverandør
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
§7-24.6a anskaffelse
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Sende brev til ikke valgt leverandør(er)
|
Avslag til ikke valgt leverandør(er)
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Mercell
|
Ja
|
Nei
|
F4
|
10 år
|
Unntas offentlighet, begrunnelse §13 i offentlighetsloven og §23.3 ledd og forvaltningsloven §13. Arkivforskriften §13 -15
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Utarbeide anskaffelsesprotokoll
|
Anskaffelsesprotokoll
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
§7-24.6a anskaffelse
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Motta klager tilknyttet til anskaffelsen
|
Klage på avslag/anskaffelsen
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Nei
|
F1 og F2
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Behandling av klage
|
Svar på klage
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Nei
|
F1 og F2
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Sende ut kontrakt med følgebrev
|
Følgebrev til kontrakt
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
§7-24.6a anskaffelse
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Inngå kontrakt
|
Signert konktraktsdokument
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
§7-24.6a anskaffelse
|
For all ettertid
|
Originalen scannes inn i Elements (hvis papirkontrakt)
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Behandling av innsynsbegjæring
|
Innsynsbegjæring
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Nei
|
F3 og F4
|
10 år
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Melde om prisendring
|
Brev om prisendring
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
§7-24.6a anskaffelse
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Følge opp kontraktskrav
|
Rapportering fra leverandør på bakgrunn av brev fra kommunen eller kontraktskrav
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Nei
|
F2
|
For all ettertid
|
|
| 1.Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Følge opp kontraktskrav
|
Brev til leverandør om oppfyling av kontraktsvilkår
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Nei
|
F1 og F2
|
For all ettertid
|
|
| 1. Økonomi og finansavdelingen
|
Administrative tjenester
|
Anskaffelser
|
Administrere anskaffelse
|
Prolongere kontrakt
|
Prolongeringsbrev
|
Økonomi og finansavdelingen, innkjøpskontoret
|
Lov og forskrift om offentlig anskaffelse
|
Elements
|
Ja
|
Ja
|
§7-24.6a anskaffelse
|
For all ettertid
|
|