Glemt Passord?

Gjennomlesing av journal

Formål

Sikre at lesing av journal utføres på korrekt måte. Kvalitetssikring av journalen som havner på offentlig postliste.

Omfang/Virkeområde

Journal/offentlig postliste for Elements

Ansvar

Arkivarer som leser journal. Hvem som har ansvar er delegert ut fra egen turnusplan.

Aktivitet/beskrivelse

Lesing av journalen er den siste kvalitetssikringen dokumentsenteret gjør før posten havner ut på offentlig postliste. Dokumentsenteret leser journalen for å sikre at det som havner på postlisten er journaltført riktig i Elements, og at taushetsbelagte opplysninger ikke havner på offentlig postliste. Journalen leses hver dag av 2 arkivarer - hvem som har ansvar for lesing av journal er fordelt ut fra egen turnusplan. Det må hentes ut rapport fra Elements. Egen brukerveiledning ligger på dokumentsenterets teamsområde.

Å lese postlista er et konsentrasjonsarbeid som krever nøyaktighet og fokus. Sett deg derfor på et skjermet sted og steng telefoner og chat. Ikke forstyrr de som leser postlista.
 

Dette skal kvalitetssikres:

  • Sjekk sakstittel
    Rett opp eventuelle skrivefeil. Rett opp rekkefølgen på ordene.
    Hovedregel: Hva - Hvem - Hvor  eks: Kontormøter - Dokumentsenteret - 2023
    Vi skal ikke rette opp sakstitler på byggesaker
     
  • Journalposttittel
    Journalposttittelen må være beskrivende. Rett opp eventuelle forkortelser og skrivefeil.
    Hvis det er journalposter som er unntatt offentlig, og navn fremkommer i journalposttittelen skal navnet skjermes/fjernes. Adresser på boligkontoret skal også skjermes hvis det står i journalposttittelen.
     
  • Klassering
    Sjekk at det er registert en klassering, og at det er rett klassering. For å finne rett klassering må man bruke K-kode boken.
    På elev og barnemapper skal klasseringen være unntatt offentlighet - dette må også sjekkes.
     

  • Unntatt offentlighet
    Sjekk at det er rett tilgangskode.
    Sladd eventuell tekst som ikke er sladdet, gjelder spesielt navn og fødselsdato.
    Adressen på kommunale utleieboliger skal skjermes i titler.

     

  • Adressater eksterne/interne
    - Avsendere/mottakere skal være hentet fra enhetsregisteret eller folkeregisteret så langt som mulig

    - Det skal ikke være mailadresser som adressat

    - Interne mottakere må være registrert rett

    - Når saksbehandler har importert mailer kan det være en del eksterne kopimottakere som skal fjernes

    - På permisjonssøknader skal HR-lønn være saksbehandler. Kopi til leder og fravær
     
    - Bekreftelse på mottatt oppsigelse - lønn skal være kopimottaker

    - Signerte arbeidsavtaler - lønn skal være kopimottaker

    - Faglig vurdering fra Tildelingskontoret - Jorid Tokle skal være kopimottaker

     

Diverse som skal sjekkes:

  • Ta bort tilgangskode TS på journalpost: "Kunngjøring av ledig stilling"
     
  • Faglig vurdering som kommer fra Tildelingskontoret skal Jorid Tokle være kopimottaker
     
  • Navn på personalmappen må gjenspeile det som står registrert i folkeregisteret
     
  • Konsesjonssaker på Landbruk, hvis saken gjelder privatperson må man sjekke at journalposten er registrert med tilgangskode FN
     
  • Søknad om plass på Bratten - opprett lenke til elevmappa
     
  • Bekreftelse på mottatt oppsigelse - sjekk om den ansatte har bruker i Elements. De må få beskjed om å rydde i elements, også må vi avslutte brukeren til rett tid.