Ved omorganiseringer må dokumentsenteret motta organisasjonskart som beskriver endringene og som viser hvilke roller den enkelte bruker skal ha.
| Hendelse
|
Dokumentsenteret
|
Konsekvenser for arkiv
|
Ansvar
|
| Det planlegges større omorganiseringer For eksempel overgang til kommunalt foretak, IKS eller kommunesammenslåing. Kan også være andre større endringer
|
Dokumentsenteret må involveres i et tidlig stadium. Skal det for eks opprettes juridiske enheter?
|
- Medfører endring i arkivorganiseringen
- Kan bli behov for ny base/arkivkjerne
- Kan føre til skarpt skille av arkiv
- Endringer i arkivplanens innhold
- Endring av arkivansvar og arbeidsforhold
|
Kommunedirektør/assisterende kommunedirektør 3.4.1
|
| En virksomhet skal legges ned
|
Dokumentsenteret må involveres i samarbeid med virksomhetsleder/systemansvarlig for å vurdere uttrekk av bevaringsverdig materiale i fagsystem Eventuelt forberede avslutting av arkivdel
|
- Tap av arkivmateriale eller at arkivverdig dokumentasjon kommer på avveie
- Prosessen må arkiveres
- Manglende informasjon til arkivplan
- Vanskeliggjør uttrekk til avlevering
- Organisasjonskart må endres
|
Avdelingsdirektører/virksomhetsleder 3.4.1/3.4.2
|
| Opprettelse av ny virksomhet/oppgradering av fagsystem/innkjøp av nytt fagsystem
|
Dokumentsenteret skal varsles for vurdering av arkiv:
- ivaretakelse av eksisterende
fagsystem
- vurdering av nytt fagsystem -
valg av arkivkjerne?
- integrasjon mot sak- og
arkivsystem - vurdere om arkivet skal arkiveres i henhold til bevaring og kassasjonsplan
|
- Tap av arkivmateriale
- Manglende arkivdanning
- Manglende informasjon til arkivplan
- Arkiverer uten godkjent elektronisk arkiv, og manglende papirarkiv
|
Avdelingsdirektør/virksomhetsleder/ 3.4.1/3.4.2 og systemansvarlig
|
| Inngåelse av vertskommunesamarbeid etter kommuneloven § 20-1
|
-Dokumentsenteret skal involveres hvis samarbeidsavtalen inneholder avklaring om arkiv. Hvis avtalen ikke inneholder avtale om arkiv, kan det ikke produseres arkivverdig dokumentasjon i BK sine systemer. Samarbeidskommunen må delegere arkivansvaret til Bodø kommune i vertskommunesamarbeidets avtale. Bodø kommune kan ikke produsere arkiv for annen kommune i egne systemer. - Dokumentsenteret oppretter egen journalførende enhet for vertskommunesamarbeidet -Saksbehandlere må være klar over hvilken rolle de skal bruke mens de saksbehandler saker for samarbeidskommunen
|
- blanding av arkiv fra ulike kommuner kan skape problemer med gjenfinning, ved uttrekk og avlevering til depot
- Samarbeidskommunene avslutter ikke sine arkivdeler og dokumenterer ikke i sine arkivplaner
- Bodø får ikke registrert samarbeidsformen i arkivplan
|
Kommunedirektør/avdelingsdirektør/virksomhetsleder 3.4.1/3.4.2 og systemansvarlig
|
| Intern omorganisering og navnebytte Eksempel kan være sammenslåing eller splitting av virksomheter
|
Dokumentsenteret skal ha: - organisasjonskart som viser oversikt over roller (leder og saksbehandler) - Annen relevant informasjon før iverksettelse av endringen
|
- Manglende oppdatering i sak/arkivsystemet eller fagsystemet
|
Avdelingsdirektør/virksomhetsleder 3.4.1/3.4.2
|
| Saksbehandlere bytter arbeidsplass internt i kommunen
|
Dokumentsenteret må varsles før endringen skjer og det må opprettes avtale med dato for overgang til ny rolle i Elements og/eller fagsystemet
|
- Manglende oppdatering i sak/arkivsystemet eller fagsystemet
- Tilgang på mer enn det man har tjenstlig behov for - personvern og informasjonssikkerhet
|
Virksomhetsleder 3.4.2
|
| Saksbehandlere slutter eller går ut i lengre planlagte permisjoner
|
Arkivet varsles når sluttdato for siste arbeidsdag er bestemt
|
- Manglende oppdatering i sak/arkivsystemet eller fagsystemer både når det gjelder ferdigstilling av saker og dokumenter
|
Virksomhetsleder (3.4.2) har ansvar for at saksbehandler rydder i egne saker, ferdigstille dokumenter osv.
|