| Ansvar
|
Beskrivelse og oppgave
|
Arkivorganisering
|
| Kommunedirektør
|
Arkivansvaret er lovfestet i arkivforskriften § 1
|
Arkivansvaret er delegert i kommunens delegeringsreglement til arkivleder
|
| Arkivleder
|
Har et overordnet ansvar for alt arkiv i Bodø kommune.
|
Arkivleder er leder for dokumentsenteret som tar hånd om daglig drift. Arkivleder har oversikt over fagsystem som inneholder arkiv, eldre papirarkiv, og kommunale foretak og IKS.
|
| Dokumentsenteret
|
- Postmottak (papirpost, digitale skjema, digital post, SvarInn og epost)
- Registrering/journalføring og fordeling av post
- Journalføre utgående post
- Postliste/offentlig journal i valgt innsynsløsning
- Arkivhjelp sak/arkivsystemet Elements
- Innsynsbegjæringer
- Kurs og opplæring i Elements
- Systemansvar, integrasjoner, arkivkjerner og andre utviklingsoppgaver
- Oppføling, arkivoppgaver og systemansvar for kommunale foretak, IKS og andre samarbeidsformer sine arkivkjerner
|
Enkelte virksomheter har fagsystemer som inneholder arkiv. Her er det systemansvarlig og virksomhetsleder som har ansvar for daglig drift og ansvar for å konsultere med dokumentsenteret om det skal skje omorganisering, anbud o.l. Det er utarbeidet oppdragsavtaler for enkelte av samarbeidsformene.
|
| Virksomhetsledere
|
Har ansvar for dagligarkivet ved virksomhetene
|
Kartlegging av eldre papirarkiv og kartlegging av systemer og innhold, er utført med støtte fra dokumentsenteret
|
| Systemansvarlige
|
- Alle fagsystemer skal ha arkivansvarlige
- Alle applikasjoner skal registreres i DigiOrden
- Alle behandlingsprotokoller skal registreres i DigiOrden
|
Alle systemansvarlige innkalles til systemansvarsmøter hvert halvår for oppdateringer og informasjon.
|
| D-IKT
|
Har ansvaret for drift og vedlikehold av kommunens digitale infrastruktur
|
Nesten all serverpark er flyttet over til sky
- Azure sky (leverandør Tieto/Evry
- Leverandør av systemet skyløsning
|