|
I Namsskogan kommune er arkivtjenesten organisert under serviceavdelingen. Det er en arkivleder som har det overordnede ansvaret for arkivforvaltningen og oppdatering av kommunens arkivplan. Serviceavdelingen har totalt 2,40 årsverk. Kommunen har ett sentralt postmottak, også plassert i serviceavdelingen, som har ansvar for journalføring og arkivering i sakarkivsystemet. Arkivtjenesten er organisert som et felles, sentralt sakarkiv, og skal dokumentere både politisk og administrativ saksbehandling i kommunen. Det sentrale arkivet fungerer som en arkivskaper med et felles sakarkiv for hele kommunens administrasjon. Personell med ansvar for arkivforvaltning er tilknyttet arkivtjenesten, underlagt arkivleder. De har ansvar for å følge opp at avdelingene overholder gjeldende retningslinjer og rutiner for arkivarbeid. Ved avlevering til bortsettingsarkiv overføres det administrative ansvaret til arkivleder. Når det gjelder journalføring og arkivering i andre fagsystemer, er det den enkelte avdelingsleder som har ansvaret. Dette gjelder: - (Profil) i sykehjem, Bo- og miljøtjeneste og hjemmetjeneste. - (CGM) i helsestasjon, jordmor og helsesykepleier. - (CGM+Profi) i Ros og psykisk helse. - (Pasientsky) i legekontor og fysioterapeut, som er godkjent som arkiv. - (IP og IOP Visma samspill) - individuell plan og stafettlogg er felles for helse og oppvekst. - (Visma flyt skole, Visma flyt barnehage, sikker sak skole og sikker sak barnehage) i grunnskoler og barnehager . Høsten 2020 innførte kommunen fullelektronisk arkiv for flere fagsystemer. Arkivkjernen er Noark 5-godkjent og basert på Visma Samhandling Arkiv (VSA). Det er arkivleder som har det overordnede ansvaret for VSA. Arkivleder har også ansvar for oppfølging av arkiveringen i VSA, for å sikre at dokumenter som ferdigstilles i fagsystemene, blir korrekt arkivert i arkivkjernen. Oppdatert 11.04.2025 |