|
I WebSak benyttes standard Noark-roller. Rollene er bygget opp med en rekke tilgangsfunksjoner. Funksjonene avgjør hvilke handlinger brukeren får utføre i systemet. I Røros kommune er det tre som oppretter og avslutter brukere i administrasjon. Arkivleder, It-sjef og 1 arkivpersonell.
1- Arkivansvarlig
2- Arkivpersonale
3- Leder
4- Saksbehandler
5- Utvalgssekretær
Rolle 1 – Arkivansvarlig:
Fanen System med funksjon 1
Fanen Autorisasjon, Rolle 1, tilgang til tilgangskode.
Standard rolle1 inneholder mulighet til å endre/ny Gid kategori 1 og 2.
Dersom organisasjonen benytter eksplisitt arkivdel må alle brukere autoriseres for arkivdelene, dette gjelder også for brukere med rolle 1.
Tilganger i arkivdelen:
Tilgang til alle typer registrering (arkivsaker og journalposter) begrenset til arkivsaker og journalposter som er gradert med en tilgangskode som brukeren er autorisert for.
I arkivsaker og journalposter som er gradert med en tilgangskode som brukeren ikke er autorisert for vil brukeren bare ha lesetilgang og noen av opplysningene vil kunne være skjermet. Rolle 2 - Arkivpersonell:
Fanen System med funksjon 2!
Fanen Autorisasjon, Rolle 2, tilgang til tilgangskode.
I tillegg må det legges inn hvilke admistrative enheter og/eller arkivdeler arkivmedarbeider skal jobbe med (ha tilgang til).
Tilganger i arkivdelen:
Rolle 2 har generell lesetilgang til saker, journalposter og dokumenter som er ikke er skjermet.
Tilgang til alle typer registrering (arkivsaker og journalposter) innenfor den/de arkivdelene og/eller adm. enhetene brukeren er autorisert for.
Saker og journalposter som er skjermet med en tilgangskode: bruker har kun lesetilgang til offentlige opplysninger, og må autoriseres for tilgangskoden dersom bruker skal ha fulle lese- /skrivetilganger. Rolle 3 – Leder/saksfordeler: Tilganger i arkivdelen
Rolle 3 har generell lesetilgang til sak-/journalopplysninger/dokumenter. Rettighetene gjelder innenfor de adm. enheter eventuelt arkivdeler brukeren er autorisert for, og i de arkivsakene der arkivet eller saksansvarlig har gitt brukeren tilgang. Brukeren vil bare ha lesetilgang på arkivsaker som er registrert i en arkivdel og/eller administrativ enhet brukeren ikke er autorisert for.
Rolle 3 har tilgang til å registrere og rette i alle felt i saksbildet, unntatt feltet 'saksstatus', når saksbehandler oppretter en arkivsak og status på saken er Reservert. Saker med saksstatus B: Feltene Journalenhet, Arkivdel, Klassering og Kassasjon er sperret for endring.
Rolle 3 kan registrere og rette i alle felt på journalpostnivå dersom journalstatus er R eller F, med unntak; dersom Journalstatus er F kan rolle 3 ikke sette denne tilbake til R.
Rolle 3 kan redigere dokumenter med journalpoststatus R.
Rolle 3 har tilgang innenfor egen admenhet eller de adm.enheter og arkivdeler de er autorisert for.
Rolle 3 har tilgang til graderte sak- /journalopplysninger/dokumenter innenfor de adm.enhetene ev. arkivdelene kombinert med de tilgangskoder det er autorisert for. Rolle 4 - Saksbehandler: Tilganger i arkivdelen
Rolle 4 har lesetilgang innenfor alle arkivdeler. Generell lesetilgang gjelder for ugraderte journalopplysninger/ dokumenter. Rettighetene nedenfor gjelder bare i arkivsaker der brukeren er saksansvarlig, eller der arkivet eller saksansvarlig har gitt brukeren tilgang til arkivsaken. Brukeren vil bare ha lesetilgang på andre arkivsaker. Dette gjelder også arkivsaker som er registrert i en arkivdel brukeren har tilgang til.
Rolle 4 har tilgang til å registrere og rette i alle felt i saksbildet, unntatt saksstatus, når en arkivsak blir opprettet. Disse rettighetene gjelder når saken har saksstatus R. Etter at saken har fått saksstatus B blir i tillegg alle felt under Arkivering, dvs. Journalenhet, Arkivdel, Klassering og Kassasjon sperret for endring.
Rolle 4 kan registrere og rette i alle felt på journalpostnivå dersom journalstatus er R eller F. Dersom Journalstatus er F kan rolle 4 ikke sette denne tilbake til R.
Rolle 4 kan redigere dokumenter med journalpoststatus R.
Det er nødvendig å autorisere for adm. enheter eventuelt arkivdeler dersom personen skal ha rettigheter, rolle 4 har kun tilgang innenfor de arkivdeler det er autorisert for. Det er nødvendig å autorisere for tilgangskoder dersom brukeren skal kunne lese, registrere og rette graderte journalopplysninger, rolle 4 har kun tilgang til graderte journalopplysninger innenfor de administrative enhetene og/eller arkivdelene, samt de tilgangskoder det er autorisert for. Rolle 5 - Utvalgssekretær:
Må autoriseres for de utvalgene som bruker skal ha skrivetilgang til.
Rollen gjelder kun utvalgsbildet og muligheten for å søke fram de utvalgene som brukeren er autorisert for.
Utvalgssekretær må i tillegg ha annen rolle for å kunne arbeide med møtesakene og journalpostene som blir opprettet i utvalg. |