Rutine for arkivering i Visma Velferd og Flyktning

Rutine for arkivering i Visma Velferd og Flyktning

Rutine for arkivering i Visma Velferd og Visma Flyktning ved NAV Midtre Gauldal 

- Den enkelte saksbehandler har ansvar for å ferdigstille sine dokumenter i Visma velferd/flyktning slik at dokumentene blir overført til elektronisk arkiv.

- Systemansvarlig går inn i Visma samhandling arkiv 1 gang pr måned (i forbindelse med rapportering) for å se at det elektroniske arkivet fungerer. Kvitter for utført på excel dokument for rapportering (målekort).

- Samtidig tas det ut liste over «ikke arkiverte» for oppfølging. Det kvitteres på liste, som oppbevares i ett år. Systemansvarlig kontakter aktuelle saksbehandlere for å ferdigstille dokument.

- Hvis det avdekkes at noe er feilaktig ferdigstilt og arkivert skal én av superbrukerne kontaktes for å rette opp i dette. Systemansvarlig kan for eksempel utvide angrefristen for å åpne ferdigstilt journalpost.

- Hvis saksbehandlere avdekker problemer med arkivet skal systemansvarlig orienteres.

Denne rutinen er godkjent 20.03.15 av leder.