Avlevering av eldre og avsluttet arkiv

Avleveringsplikt

Alle arkivskapere i Bardu kommune skal i tråd med arkivplanens bestemmelser avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere som er lagt ned eller avviklet.

Framgangsmåte

Papirbasert arkivmateriale

Tidspunkt for avlevering

Eldre arkiv skal avleveres 25- 30 år etter at materialet oppsto. Avsluttet arkiv skal avleveres straks dersom det tilhører en nedlagt virksomhet eller styre, råd og utvalg i kommunen.

Organisering av arbeidet

Det anbefales at arkivmaterialet avleveres samlet hvert 4. år. Arbeidet organiseres av kommunens arkivleder.

Klargjøring av materialet

• Arkiv som er fra tiden før 1970 er ordnet og katalogisert av IKAT.

• Arkiv fra tiden etter 1970 skal være ordnet og katalogisert av arkivskaper før avlevering.
• Det vil si at materialet skal være gjennomgått, identifisert og analysert med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, listeført på arkivstykke- og saknivå, og beskrevet i forhold til administrativ tilhørighet.
• Materialet skal være rengjort for smuss og støv, plastomslag, merkelapper med lim, binders, stifter og tape.
• Saksarkiv skal ligge i riktig rekkefølge i henhold til arkivstrukturen (arkivnøkkelen).
• Korrespondanse og dokumenter skal være lagt i syrefrie omslag som merkes med innhold og ytterår, og plasseres i arkivbokser i egnet format (A4 eller folio). Boksene skal ikke være for fulle.
• Møtebøker, kopibøker og andre registre skal være innbundet i henhold til de krav som stilles.
• Møtebøker som inneholder referater som er limt inn skal være kopiert, og begge eksemplarene skal avleveres.
• Materialet skal være etikkettert. Etiketten skal gi informasjon om kommune, arkivskaper, arkivserie, innhold, ytterår og løpenummer.
• Avleveringslisten skal gi fortløpene oversikt over materialet. Den enkelte arkivskaper skal listeføres og beskrives for seg
• Hvis deler av materialet er unntatt fra offentlighet skal dette framgå av listen.

Elektronisk arkivmateriale

Tidspunkt for avlevering

Elektronisk arkivmateriale skal deponeres eller avleveres ved periodisering (hvert 4. år) eller ved avslutning av arkivdatabaser (umiddelbart).

Organisering av arbeidet

Arkivleder skal ta initiativ til å gjennomføre avleveringen, og har ansvar for å involvere systemansvarlig og IT-sjef. Arkivleder tar også kontakt med digitalt arkivdepot (IKAT) i god tid før overføring skal finne sted.

Klargjøring av materialet

IKAT retningslinger for avlevering av elektronisk materiale, og den framgangsmåte for produksjon av uttrekk og avlevering som er beskrevet i dokumentene Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms og Framgangsmåte for klargjøring og avlevering av elektronisk arkivmateriale til arkivdepot - supplerende bestemmelser for kommuner tilknyttet IKAT, skal følges. Oppdaterte versjoner av disse publiseres på IKATs nettsider.

Forsendelse

Uttrekk som er lagret på godkjent medium skal overleveres direkte til en av IKATs ansatte eller sendes rekommandert. Ved rekommandert sending vil avsender være formelt ansvarlig for materialet fram til IKAT har signert for mottaket. Kommunen dekker alle kostnader ved personlig overlevering eller forsendelse.