|
Krav om skriftlighet Er et dokument som det er begjært innsyn i unntatt fra offentlighet med lovlig hjemmel, skal henvendelsen registreres som inngående post og behandles skriftlig. Ansvar og saksbehandlingstid Avgjørelse om innsyn skal behandles snarest mulig, og innen 5 arbeidsdager. Det er saksbehandler av angjeldende sak som skal behandle innsynsforespørselen. Saksbehandler er ansvarlig for at slike henvendelser blir besvart i henhold til gjeldende lovverk. Tvilstilfeller skal diskuteres med arkivleder eventuelt rådmann eller strategisk ledelse. Ved et eventuelt avslag om innsyn skal hjemmel for avslaget oppgis, dvs. paragraf, ledd evt. nr. eller bokstav. Avslaget kan påklages og dette skal opplyses. Partsinnsyn Det er egne regler for partsinnsyn og henvendelser i slike saker må behandles i henhold til fvl. § 18 og § 19. Part er du når saken gjelder deg direkte. Det er ikke nok at du har uttalt deg i en sak eller er omtalt i en sak, for å kunne regnes som part. Innsyn for forskere Skal behandles i tråd med gjeldene regelverk, se forvaltningslovens § 13d og forvaltningslovforskriftens § 8. Søknad om innsyn skal rettes til vedkommende departement, men arkivleder er behjelpelig med utforming av søknaden. Hvordan gis innsynet? Innsynet kan gis på stedet eller ved skriftlig henvendelse. Vedkommende som ved frammøte ønsker innsyn, må legitimere seg. I tillegg må fullmakt framvises hvis de representerer en annen person. Arkivpersonalet tar kopi av legetimasjon og fullmakt og legger til arkiv. Ved skriftlig henvendelse fra privat personer, må både fullmakt og legetimasjon legges ved forespørselen, i forbindelse med representasjon av andre. Henvendelser fra offentlige instanser kreves bare fullmakt. Taushetsbelagte dokumenter skal ikke sendes via e-post eller telefaks, men som rekommandert post. |