|
Offentlighetsprinsippet Både postjournaler, kopibøker og saksdokumenter som produseres av et forvaltningsorgan skal som hovedregel være offentlig tilgjengelig. Såfremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, har enhver rett til å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet i en forvaltningssak, jfr. offentlegelova § 3. Rutiner for publisering av postjournal For at publikum skal kunne holde seg orientert over hvilke saker som er til behandling legger Bardu kommune ut kopi av offentlig journal for rådhusenhetene på sine nettsider. Inngående dokumenter og utgående dokumenter legges ut på elektronisk postliste dagen etter postføring og ferdigstilling av dokumenter. Vi bruker Jupiter Innsyn. Jupiter Innsyn er en løsning som effektivt publiserer informasjon fra sak-/arkivsystemer på internett. Løsningen effektiviserer og forenkler innsyn i offentlig forvaltning Før utlegging av offentlig journal, kvalitetssikrer arkivtjenesten aktuelle journalposter. Tilgang til dokumenter Elektronisk postjournal Publikum kan få innsyn i offentlig journal ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste/møteplan. Velg ønsket dato og klikk på dokumentet som det ønskes innsyn i. Fyll ut navn og e-post adresse og bestillingen er effektuert. Forespørsel om innsyn kommer inn til Jupiter Innsyn og behandles daglig. Større forespørsler om innsyn for enkelt saker kan også rettes til saksbehandler for effektuering. Papirbasert postjournal Innholdet i den offentlige papirbaserte brevjournalen som produseres er også tilgjengelig for publikum. Forespørsel om dokument registrert i papirbasert brevjournal må besvares av arkivpersonalet. Henvendelsen kan besvares pr brev eller evt muntlig ved personlig frammøte. For de som ikke har tilgang til e-post, kan det gjøres henvendelse enten pr telefon eller skriftlig pr brev, evt ved personlig frammøte. Henvendelsen må inneholde dato og beskrivelse av hva en ønsker. Forespørsel om innsyn skal besvares daglig og senest innen 5 dager fra mottatt innsynsforespørsel. Hvis ikke fristen overholdes er innsynsforespørsel å anse som avslått og anken vil gå til Fylkesmannen. Ved usikkerhet kontakt arkivpersonal. Forøvrig vises det til Veiledningsplikten (Fvl. § 11), ovenfor publikum og henvendelser. Rutiner for forespørsel av innsyn i personalsaker En ansatt i offentlig forvaltning er å betrakte som en offentlig person. Dette medfører at vi i må gi innsyn i saker som betraktes som personlig opplysninger, men som etter regelverket ikke er det. Som f. eks lønn til kommunale tjenestemenn eller permisjonssøknad hvor årsak ikke er begrunnet i taushetsbelagte opplysninger, jfr Fvl § 13. I slike tilfeller må vi vurdere meroffentlighet, sladde bort opplysninger som er taushetsbelagte eller som i en kombinasjon kan gi opplysninger som ikke er formålstjenlig for den det gjelder. For eks må man i en arbeidsavtale sladde bort personnr og bankkonto nr før en gir innsyn. Sladding SKAL foregå manuelt ved å ta kopi av dokumentet og sladde over opplysninger som ikke skal vises. Deretter kan dokumentet skannes inn for oversending elektronisk, eller som en kopi i posten. Rutiner for søknader til næringsfond Vurdering av offentlighet i forbindelse med næringssaker: Arkivpersonalet foretar offentlighetsvurdering når søknaden kommer inn for journalføring. Er arkivpersonalet i tvil skal saksbehandler/virksomhetsleder evt. strategisk ledelse spørres om råd. Inntil dette foreligger er dokumentet unntatt fra offentlighet. Hoveddokumentet skal ikke inneholde opplysninger som begrenser for offentlighet, dette for å praktisere meroffentlighetsprinsippet. Hoveddokumentet skal være "reint" slik at det kan ligge åpen i postjournalen. Det oppfordres til at taushetsbelagte opplysninger blir beskrevet i vedleggene til søknaden, slik at disse kan unntas offentlighet. F.eks. opplysninger som personnr, bankkonto, organisasjonsnr, forretningsidèer og kalkyler. For taushetsbelagte opplysninger er det Off.lovens §13 samt Forv.lovens §13 som regulerer innsynet. I næringssaker spesielt forholder vi oss oftest til Forv.lovens § 13, 1. ledd, nr 2 som går ut på tekniske innretninger. Forøvrig behandles innsyn som beskrevet i rutiner ovenfor. Ved partsinnsyn gjelder Forvaltningslovens § 18. Tilgang til saksdokumenter/møteprotokoller Saker som skal til behandling i politiske organ og som publikum ønsker tilgang til, finnes elektronisk på Møtekalender på kommunens nettside. Samme framgangsmåte som forespørsel for postliste, bare at politiske saker ligger åpent på nett og du slipper å bestille via e-post. Publikum kan få innsyn ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste/møteplan. Velg ønsket politisk organ og klikk på møtedato, saksliste for angitte møte vises. Velg saksfremlegg og/eller Behandling/Vedtak for ønsket sak. Alle henvendelser om innsyn i dokumenter som ikke er tilgjengelig elektronisk, skal via post/arkivtjenesten. Arkivtjenesten/saksbehandler vurderer alle spørsmål om innsyn. Hvis dokumentet som det er spørsmål om er klarert som offentlig, sender arkivtjenesten kopi av dette ut pr post, e-post eller telefaks. Dersom det er taushetsbelagt (se rutinebeskrivelsen for innsyn i taushetsbelagte dokumenter i arkivplanen) er det, fram til det faller for sperregrensen på 60 eller 100 år, bare åpent for parter i en sak eller for forskning. Store saksdokumenter kopieres ikke, men det skal informeres om at dokumentene kan gjøres tilgjengelig og leses ved besøk hos den avdeling som har saken. |