|
Generelt om skanning Når posten er registrert skal dokumentene skannes. Pix Edit skal brukes. Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller ikke har verdi som dokumentasjon skannes ikke. Søknader på stillinger Søknad og CV skannes, ikke øvrige dokumenter. Søknad om spillemidler (kultur) Søknaden og vedleggene registreres av arkivtjenesten i EDB Sak og Arkiv. Søknad om kommunale midler Søknaden med vedlegg skannes. Søknader til næringsfondet skannes, vedleggene skannes for seg. Anbud Selve anbudsdokumentet skannes, men ikke vedlegg hvis annet ikke er spesifisert. Kontroll Arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet. og kontrollerer følgende:
- at alle mottatte dokument er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med i hvert dokument
- at skanningen er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt annen ikke-arkivverdig post skannes. |