|
Stempling Arkivtjenesten er ansvarlig for stempling og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak. Er dokumentet det første i en sak skal arkivet opprette saken. Stempelet skal ha opplysninger om arkivskapers navn, journalføringsdato, løpenummer, saksnummer, arkivkode, saksbehandler og gradering. Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres. Registrering i brevjournal EDB Sak og Arkiv skal benyttes til journalføring og saksbehandling. Dokumentopplysninger som skal registreres er:
- journaldato
- gradering (dersom unntak fra offentlighet er nødvendig)
- administrativ enhet (virksomhet og saksbehandler)
- dokumenttype
- dokumentdato
- arkivkode
- innhold
- avsender
- eventuelt intern mottaker
Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller bør dette skje i samråd med saksbehandler. Hvis det er uklart hvem som skal være saksbehandler, brukes leder på enheten som saksbehandler. Denne lederen har ansvar for å få påført riktig saksbehandler, hvis lederen ikke selv skal være det. Inngående post som kommer i mange eksemplarer (kopi til flere adressater), skal registreres med samme saks- og journalpostnummer. Dokument unntatt offentlighet skal registreres i brevjournalen med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Arkivtjenesten skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men i tvilstilfelle skal det konfereres med strategisk ledelse om offentlighetsvurdering, og aktuell hjemmel for unntak fra offentlighet. Post for saksbehandling, adressert til ordfører, skal en saksbehandler være behandlingssansvarlig - ordføreren er kopimottaker. Post adressert til rådmannen skal som hovedregel rådmannen være behandlingsansvarlig. Skal denne posten saksbehandles av andre, skal saksbehandler være behandlingsansvarlig. Rådmannen er intern kopimottaker. Brev om tilsyn, pålegg fra for eksempel arbeidstilsyn m.v. skal stab/lønn&personal alltid ha kopi av. Post til fagsystemene skal registreres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene. Eventuelt kan fagsystemene integreres med sak-/arkivsystemet, og benytte journalfunksjonen i EDB Sak og Arkiv. Plansaker, byggesaker og delingssaker har spesielle regler for registrering i EDB Sak og Arkiv. Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J(journalført av arkivet). |