|
Inngående post All inngående post skal leveres til arkivtjenesten for åpning og registrering. Arkivtjenesten er ansvarlig for all distribusjon og behandling av inngående og utgående post. Post som blir levert personlig skal henvises til stab/service for avlevering. Post til NAV-sosial skal føres ved sentralarkivet og fordeles etter arkivføring. Orginalen skal arkiveres i sentralarkivet. Anbuds- og tilbudsdokumenter legges uåpnet i hvelvet. Egen rutine for behandling av slik post, se under spesialrutiner "anbuds- og tilbudsdokumenter". Post til Helse, omsorg og barnevern, PLO, Nav-Bardu, Bardu folkebibliotek, Revisjon, Menighetskontor, Brannstasjon, Barduhallen, Bardu læringssenter, Interkommunal legevakt, Midt-Troms friluftsråd, Prosjektgrupper, Hovedverneombud, Fagforbundet, Utdanningsforbundet og Delta legges i merket posthylle i postrommet 1. etasje. Alle enheter har egen posthylle i postrommet 1. etasje. Intern post All intern post SKAL legges i merket omslag "intern post" i enhetens hylle på postrommet 1. etasje. Intern post omslag SKAL benyttes så langt det lar seg gjøre. Arkivtjenesten/saksbehandler er ansvarlig for distribuering i de enkelte interne posthyller. Intern post omslag skal adresseres slik:
- dato
- enhetens navn + personnavn
Ekstern post Ekstern post (som skal sendes), skal frankeres av stab/service og leveres på Posthuset. Telefaks og elektronisk post Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig. Elektronisk post videresendes til postmottak@bardu.kommune.no for registrering i saksbehandlersystemet. Telefaks og e-post skal skrives ut på arkivbestandig papir, og oppbevares i arkivet. Tekstmeldinger (SMS) Tekstmeldinger (SMS) som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak for e-post eller skrives ut manuelt, dateres og signeres av saksbehandler. Personlig adressert post Personlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Dersom posten likevel er av generell karakter, plikter mottaker å levere posten til arkivtjenesten for registrering. Denne regel gjelder også for telefaks, e-post og SMS. Postmottak@bardu.kommune.no Alle e-poster i postmottaket åpnes av stab.service/arkivtjenesten. Den som åpner postmottaket følger retningslinjene for sentralt postmottak og sorterer på arkivverdig og arkivuverdige dokumenter. Se punktet for åpning, sortering og arkivbegrensning. E-poster med tilbud om kurs, innkjøp etc. videresendes til virksomhet-/enhetsleder saken vedrører, evt. med kopi til andre som kan ha interesse for slik post. Det foretas en skjønnsmessig vurdering for hver enkelt e-post. E-poster fra alle Offentlige virksomheter skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post. E-poster som vedrører saksbehandling skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post. Slike E-poster skal automatisk overføres via postmottak E-sak og direkte inn i Edb, Sak og Arkiv systemet. Fungerer ikke hos alle saksbehandlere. |