Regler for utlån og bruk av eldre og avsluttet arkiv

Generelt

Både kommunens egne enheter og det generelle publikum har, i tråd med gjeldene bestemmelser om offentlighet og innsynsrett, tilgang til eldre og avsluttet arkiv som er avlevert til arkivdepot.

Forvaltningens egen bruk

Selv om eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot har kommunens forvaltning tilgang til og innsyn i de dokumentene og opplysningene som den har behov for i saksbehandlingsøyemed.

Som regel vil man kun ha behov for kopier av tidligere behandlete saker og dokumenter, noe som ekspederes raskt av kommunens arkivpersonale.

Hvis det ut fra saksbehandlingshensyn er behov for tilbakelån av originalt arkivmateriale fra arkivdepot, skal dette skje iht. bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kapittel 5.

Publikums bruk av eldre og avsluttet arkiv

Regler for bruk av utlånt arkivmateriale i kommunens lokaler

All bruk skal skje i kommunens lokaler, og under oppsyn.
Det er ikke anledning til privat hjemlån av arkivmaterialet.
Alle brukere skal orienteres om følgende:
- Bruk av originalt arkivmateriale krever varsomhet fordi dette er uerstattelig.
- Mat og drikke skal ikke stå på samme bord som arkivmaterialet
- Protokoller og dokumenter skal ligge på et bord når de er i bruk.
- Åpne protokoller skal ikke legges oppå hverandre.
- Arkivmateriale skal ikke brukes som skriveunderlag.
- Det skal ikke settes merkes i arkivmaterialet med penn, blyant eller lages bretter i arkivsakene.
- En skal være varsom når en blader i protokoller og dokumenter, og ved åpning og lukking av protokoller.
- En bør bruke bokstativ ved bruk av protokoller.
- En bør bare åpne en arkivboks om gangen, og passe på at rekkefølgen i dokumentene ikke blir endret.
- En skal aldri fjerne noe av innholdet, og melde fra hvis man mener noe ligger feil eller mangler.
- En bør ha rene og tørre hender, bruk gjerne hansker.
- Det er anledning til å kopiere vederlagsfritt fra materialet. Arkivpersonalet sørger for at dette skjer i kontrollerte former.
- Personer som får innsyn i taushetsbelagt eller gradert materiale skal legge fram dokumentasjon på at søknad er innvilget. De skal også vise legitimasjon, og skrive under på en taushetserklæring.

Bruk av materiale som inneholder sensitive opplysninger

Regler for bruk av arkivmateriale som inneholder sensitive opplysninger, det vil si taushetsbelagt eller gradert informasjon, finnes her på IKATs nettsider.