Organisering av arkiv og arkivtjeneste

Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Bardu kommune er organisert med et felles postmottak og sentralarkiv for alle enheter/virksomheter. Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene.

Alle arkiv i Bardu kommune er i dag kategorisert som papirbaserte, selv om det brukes en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel er skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk.

På sikt vil både saksbehandlingen og arkivene i Bardu kommune bli fullelektronisk. Dette innebærer at de elektronisk produserte og lagrede dokumentene vil bli de originale, offisielle og gyldige versjonene.

Oversikt over arkivstruktur og inndeling i arkivdeler

Alle enheter i Bardu kommunes administrasjon skaper ett felles arkiv. Den arkiv- og administrasjonshistoriske inndelingen er som følger:

1. Stab og fellestjenester (sentraladministrasjonen)
2. Kulturskolen
3. Administrasjon - skole og barnehage
4. Grunnskoler og voksenopplæring
5. Barnehager
6. NAV - sosial- og flyktningetjeneste
7. Helse, omsorg og barnevern (HOB)
8. Tekniske tjenester
9. Brann- og redning
10. Næring
11. Landbruk

Oppbygging og bruk av elektroniske system

Det fullelektroniske arkivet i Bardu kommune omfatter følgende arkivdeler:

Arkivdeler i ESA:

• Møtebøker for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg
• Postjournal
• Sakarkiv (K-koder)
• Personalarkiv
• Elevarkiv
• Flere?

Arkivdeler i fagsystemene

• Klientarkiv NAV sosial
• Klientarkiv Barnevern
• Brukerarkiv, pleie og omsorgstjensester
• Pasientjournal, legetjenesten
• Pasientjournal, helsesøster
• flere?

Arkivdeler på papir

1. Store saksvedlegg til politisk behandling?
2. Kontrakter og avtaler? Garantier?
3. Kart og tegninger?

Dokumentasjon i samarbeidsorganer

For å løse enkelte oppgaver på en mer rasjonell måte og/eller for gi innbyggerne et godt tjenestetilbud blir enkelte kommunale oppgaver utført i samarbeid med andre kommuner. Det vil si at dokumentasjon av tjenester/oppgaver som utføres, finnes andre steder enn i Bardu kommunes arkiver.

Bardu kommune samarbeider med andre kommuner på følgende områder:

• Indre Sør-Troms kommunerevisjon IKS (eget arkivansvar)
• PPT for grunnskolen i samarbeid med Målselv kommune (Målselv er vertskommune)
• Interkommunalt arkiv Troms IKS - tjenester knyttet til danning og bevaring av arkiv (eget arkivansvar)
• Flere?