Arkivorganisering i ESA fra 01.01.2014 - 31.05.2021

Fra og med 01.01.2014 etablerte kommunene i Indre Namdal – Namsskogan, Røyrvik, Lierne, Høylandet, Snåsa og Grong – et felles elektronisk sak- og arkivsystem i en delt database.

Formålet med samarbeidet var å legge til rette for bedre samhandling og en mer kostnadseffektiv drift av arkivtjenestene.

Kommunene benyttet sak- og arkivsystemet ESA til saksbehandling og registrering av saksdokumenter.

Organisering:

• Hver kommune er definert som et eget organ med en egen journalenhet.
• På toppen av databasen er det opprettet en overordnet organisatorisk enhet kalt "IN" (Indre Namdal).
• Under denne ligger hver kommune med sin egen organisatoriske enhet.
• Hver kommune har ansvar for å skanne og journalføre sin egen sakspost i sin respektive journalenhet.
• Hver kommune har egne arkiv der kommunen selv er definert som arkivskaper, samt egne arkivdeler tilknyttet dette.

Databasen har slik oppbygging: 

Arkivdeler i Namsskogan kommune: 

Arkivorganisering vertskommunesamarbeid

Proveniensprinsippet står sentralt i alt arkivarbeid. Det innebærer at alle enkeltarkiver som er skapt av én arkivskaper, skal holdes adskilt og ikke blandes med andre arkiver. En kommunes arkiv skal derfor ikke blandes med en annen kommunes arkiv. Tilsvarende gjelder arkiv skapt gjennom vertskommunesamarbeid – disse skal holdes utenfor vertskommunens eget arkiv.

I tidligere praksis har vertskommunesamarbeidene som benytter ESA arkivert sine dokumenter i Namsskogan kommune sitt arkiv, nærmere bestemt i emnearkivet. Samarbeidene har hatt egne organisatoriske enheter (org.enheter).

I løpet av høsten 2020 ble det, i samarbeid med IKA Trøndelag, avklart at slike samarbeid minst skal ha en egen arkivdel, i tråd med god arkivskikk og kravene til proveniens.

Dette gjelder blant annet samarbeidsavtalen om felles lønningskontor i Indre Namdal (IN Lønn).

IN Lønn – arkivpraksis:

• IN Lønn benytter Visma Enterprise HR-systemet.
• Fysisk arkiv med lønnsanvisninger, lønnsbilag for utbetaling m.v. opprettes og oppbevares i vertskommunen.
• Ansettelsesvedtak og arbeidsavtaler oppbevares og arkiveres i den enkelte eierkommune.

Brudd på arkivlov og forskrift

Ved tilsyn fra Arkivverket hos Lierne kommune i 2020, ble det sendt brev til samtlige kommuner om brudd på arkivloven og tilhørende forskrift. Årsaken var bruk av en felles arkivbase, noe som er i strid med forskriftens krav om at arkiv fra ulike organ skal holdes adskilt.

I forbindelse med overgangen fra ESA til Elements, har kommunene hatt møte med Arkivverket der det ble demonstrert hvordan ESA-basen er satt opp i administratorverktøyet.

Tilbakemelding fra Arkivverket – 23.04.2021:

Demonstrasjonen av systemet viser at "Indre Namdal" står som overordnet organisasjonsenhet i løsningen. Det korrekte hadde vært at de seks kommunene – Snåsa, Grong, Høylandet, Lierne, Namsskogan og Røyrvik – hver hadde vært registrert som egne organisasjonsenheter, slik at hver kommune hadde sitt eget arkiv.

Måten løsningen er satt opp på bryter med arkivfaglige prinsipper, særlig prinsippet om proveniens og at hvert organ skal ha sitt eget arkiv. Felles saksmappenummerering og sekvensnummerering i arkivet fører til «hull» i nummerrekkene for saks- og journalposter i den enkelte kommune, og gir logiske brister og mange unødvendige avvik i arkiv og Noark 5-avleveringspakker.

Det ble også påpekt risikoer knyttet til informasjonssikkerhet. I ESA er det satt opp «Roller for saksbehandler» slik at en ansatt i én kommune får tilgang til dokumenter i andre kommuner uten separat pålogging. Dette bryter med kravene i Riksarkivarens forskrift § 3-4 og eForvaltningsforskriften, og kan bare rettferdiggjøres der det foreligger særskilt avtale og rollen er tilknyttet hvert enkelt organ.

Hva må kommunene gjøre før overgang til Elements 01.06.2021?

Arkivverket har stilt følgende krav til kommunene Namsskogan, Grong, Høylandet, Lierne og Røyrvik i forkant av overgangen:

1. Opprette en egen organisasjonsenhet per kommune i ESA og knytte hver kommunes arkivdeler til korrekt enhet.
2. Rydde eksisterende arkivbase i ESA og registrere sluttdatoer for arkivdeler.
3. Stenge ESA for videre danning etter 31.05.2021.
4. Gjennomføre skarpt periodeskille i ESA.
5. Avslutte pågående saker i ESA pr. 31.05.2021, og opprette nye saksmapper for videre behandling i Elements.
   • Det skal legges inn referanser mellom ESA og Elements for saker som går over begge periodene.
6. Konfigurere Elements korrekt, med ett arkiv og tilhørende arkivdeler per kommune.
7. Sette opp lesetilgang i Elements til historisk ESA-base, der hver kommune kun har tilgang til eget arkiv.
8. Utarbeide plan for deponering av ESA-arkivdeler.
9. Etablere separate baser i Elements fra 01.06.2021.
10. Dokumentere arkivorganiseringen i Elements i eget dokument.

Kravet fra Arkivverket er oppfylt i Elements.
Ved overgangen til nytt arkivsystem 01.06.2021 ble alle kommunene i Indre Namdal etablert som separate arkivskapere med egne organisasjonsenheter og arkivdeler i Elements, i tråd med arkivfaglige prinsipper og Arkivverkets anbefalinger.

Oppdatert 11.04.2025