|
Hos IKA Trøndelag er det daglig leder som har det øverste arkivansvaret. Sekretær har delegert operativt ansvar for mottak av fysisk post, postliste og kvalitetssikring av ferdigstilte og ekspederte dokumenter. Daglig leder bestemmer hvilke roller og rettigheter hver enkelt ansatt skal ha i arkivsystemet, sekretær administrerer det i systemet. Saksbehandlere på papirdepot, privatarkiv, formidling, digitalt depot, arkivdanning og IKT samt daglig leder og sekretær har roller og brukerrettigheter i arkivsystemet. Oversikt over brukertilgang og rettigheter finner du her. Per i dag er ansvar for å oppdatere rutiner og arkivplanen generelt lagt til rådgivere på Arkivdanning. De skal i samarbeid med daglig leder, sekretær og fagledere innføre og oppdatere instrukser og rutiner. Det er daglig leder som godkjenner rutiner før de tas i bruk. Ved anskaffelser av nye system, eller avslutning eller oppdatering av eksisterende systemer skal IKT-ansvarlig sammen med sekretær, daglig leder og rådgivere på Arkivdanning vurdere bevaring og kassasjon, periodisering og hvorvidt systemer som tas i bruk innfrir arkivfaglige krav dersom de inneholder arkivverdig dokumentasjon. Daglig leder har ansvar for å:
- føre tilsyn med at dokumentforvaltningen skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
- oppfordre alle ansatte til å sette seg godt inn i selskapet sin arkivplan
- holde seg oppdatert på den faglige og teknologiske utviklinga i arkivsektoren
- holde seg oppdatert på endringer i lov og regelverk for offentlige arkiv
- ansvar for internkontroll med lovpålagt oppgave som selskapet utfører på vegne av kommuner (IKS-loven §14 og kommuneloven §25-1)
- føre kontroll med at de aktive arkivene i selskapet er forsvarlig oppbevart og sikret
- rapportere til styret om virksomhetens sin dokumentforvaltning og legge fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på dokumentforvaltningen
- passe på at nyansatte får nødvendig opplæring og informasjon
- sørge for at ansatte får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse knyttet til dokumentasjonsforvaltning
- journalføre egenproduserte dokumenter
Daglig leder er systemadministrator. Daglig leder bestemmer hvem som skal få tilgang til hva. Ansvarlig for arkivplanen skal:
- utføre systematisk gjennomgang av arkivplanen jevnlig, minimum 1 gang i året eller når det skjer store endringer
- ta initiativ til og informere daglig leder om endringer i arkivplanen
- holde seg oppdatert på den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren
- holde seg oppdatert på endringer i lov og regelverk for offentlige arkiv
- bli tatt med på råd når selskapet skal anskaffe nye system eller det skjer endringer i rutiner og instrukser i de enkelte fagområdene
- sørge for at arkivplanen blir bevart (lage rutiner og planer for hvordan bevaring utføres)
- Lage plan for periodisering og sammen med sekretær og IKT bidra inn i prosessen med periodisering og uttrekk
Ansvarlig for post og sakarkivsystemet skal: (delegert operativt ansvar til sekretær)
- motta, åpne, sortere, journalføre all inngående post, og skanne eventuell papirpost
- kvalitetsikre at saksbehandler sin registrering er korrekt
- alle formidlingssaker opprettes i sakssystemet, og fordeles til fagleder som fordeler videre til saksbehandler
- annen post videresendes til aktuell fagansvarlig som må opprette sak i sakssystemet selv
- kontrollere forfallslister og sende restanselister 2 ganger i året
- se til at restanselister blir fulgt opp
- kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
- avslutte arkivsaker etter hvert som de er ferdig behandlet
- arkivere
- journalføre egenproduserte dokument
- kontrollere journalen
- frankere utgående post
Sekretæren har delegert myndighet til å opprette, endre og avslutte brukertilganger i sakssystemet. Sekretæren er delegert ansvar som systemadministrator. Saksbehandler har ansvar for å:
- sørge for at all saksbehandling skal foregå i arkivsystemet
- opprette sak og registrere mottatt post, enten det er papirdokument eller e-post
- påse at dokumenter i en sak holdes samlet i samme saksmappe
- følge gjeldende skriveregler for registrering i arkivsystemet
- ha oversikt over hvilke saker som er til behandling ved hjelp av saksbehandlersystem
- kontrollere at riktig offentlighetsvurdering er gjort (påføre riktig lovhjemmel på gradert post)
- sette korrekt/eventuelt kontrollere klassifikasjon (k-koder)
- avskrive inngående og interne dokument som er behandlet
- ekspedere aktuelle brev via SvarUt (sjekk opp rutiner knyttet ti SvarUt)
- påse at alle vedlegg ligger ved ved utsendelse
- endre status fra R til E ved registrering av utgående brev i systemet
- utføre kassasjonsarbeid i tråd med gjeldende retningslinjer (må utarbeides)
- utgående papirbrev legges i konvolutt og leveres til postansvarlig for frankering
- varsle sekretær når saker er ferdigbehandlet, slik at de kan avsluttes
- sette seg inn i rutiner og instrukser for bruk av alle system i selskapet, f.eks. sakarkivsystemet, SvarUt, Altinn osv., etter hvilke saker man behandler.
Alle saksbehandlere har delegert myndighet til å signere på egne dokumenter, med unntak av kontrakter og avtaler, som må signeres av daglig leder. IT-ansvarlig har ansvar for:
- drift av sakssystemet, herav kontakt med leverandør ved driftsproblemer og oppdateringer
- backup av systemet (både oppdatering og backup gjøres lokalt)
- dersom et system skal avsluttes, eller det skal anskaffes eller oppdateres et system, skal daglig leder, fagleder på arkivdanning, fagleder for digitalt depot og sekretær tas med i prosessen.
Digitalt depot har ansvar for:
- ta uttrekk av systemer og filstrukturer som IKA Trøndelag anser som bevaringsverdig og sende disse uttrekkene til vårt sikringslager.
- være rådgiver vedrørende ved anskaffelser av nye system som skal inneholde arkivverdig informasjon, og ved oppgradering og avslutning av eksisterende systemer med arkivverdig innhold.
|
|