|
I dette kapittel listes diverse utfordringer, problemstillinger og andre uavklarte saker knyttet til arkivforhold opp. Dette er å anse som en arbeidsliste for arkivleder. Arkivleder må sørge for å følge opp disse sakene.
- Det må utarbeides rutinebeskrivelser for de forskjellige arkivserier. Ved oppdatering av arkivplan 2014 ble det foretatt en runde med samtlige virksomheter i Froland kommune. Det foreligger flere spesialarkiver ute hos virksomhetene. Disse blir arkivert etter egne rutiner som ikke er skriftliggjort ved virksomhetene. Dette må skriftliggjøres og bli en del av arkivplanen.
- Bevaring og kassasjon. Det er i 2014 kommet nye regler i arkivforskriften knyttet til bevaring og kassasjon. Det må utarbeides bevarings- og kassasjonsplan for kommunen. Forskriften beskriver det som minimum må bevares. Kommunen må så vurdere hva som må bevares utover dette (merbevaring). Det må lages en beskrivelse av hva som kan kasseres og når dette skal gjøres. Arkivleder i Froland har spilt inn prosjektide til forvaltningsgruppa for eierkommunene av IKT-Agder. Det vil være ønskelig å utarbeide bevarings- og kassasjonsplan i samarbeid med dem.
- Fagsystemer og arkivuttrekk. Ved kartleggingsrunde i 2014 ble samtlige fagsystemer i kommunen kartlagt. Det er flere elektroniske fagsystemer hvor det er lagret arkivverdige data. Hvert enkelt av fagsystemene må det lages en plan for langtidsbevaring av arkivverdig informasjon. Noen opplysninger vil kun være mulig å langtidsbevare pr papir (utskrift). Det må lages en plan for bevaring av arkivverdig informasjon i fagsystemer.
- NOARK 5 kjerne på sikker sone. Det vil i løpet av sommer/høst 2014 bli satt opp en NOARK5-kjerne på sikker sone. Denne vil i første omgang være integrert mot fagsystemet Familia som benyttes for barnevern. NOARK5 kjernen vil allikevel bli "eid" av sentralarkivet v/ arkivleder. Denne kan dermed benyttes videre for integrering mot andre fagsystemer på sikker sone.
- Arkivplanens kapittel 1.7 beskriver alle de interkommunale samarbeidsordninger som Froland kommune er en del av. Det må kartlegges hvordan de arkivmessige forhold er ved disse samarbeidsordningene.
- Kommunen har et stort etterslep knyttet til avlevering av eldre og avsluttede arkivserier til depot. Det vil fra og med sommeren 2014 bli fokusert på å ordne, katalogisere, pakke og klargjøre arkivseriene i bortsettingsarkivet slik at de kan legges i kø for avlevering til depot hos Aust-Agder kulturhistoriske senter.
- Det er vedtatt i IKT-Agdersamarbeidet at sak/arkivsystemet skal ut på anbud. Dette er et stort prosjekt som vil innbefatte all arkivskaping og dokumentfangst i kommunen. Arkivleder vil være kommunens deltaker i dette prosjektet. Nytt system skal være på plass 01.januar 2016.
- 1.januar 2016 skal det foretas periodeskille. Dette med bakgrunn i at det er ny kommunestyreperiode og at kommunen skal bytte ut sin sak/arkivløsning denne dato. Det er viktig at arkivleder, kommunens ledelse og saksbehandlere allerede nå begynner å gjøre arkivseriene klare for periodisering.
- Offentlige organer må innen 01.januar 2016 ha fått på plass løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne (eks SvarUt, digipost). Dette er et prosjekt Froland kommune samarbeider de øvrige eierkommunene i IKT-Agder om å innføre. Arkivleder må følge opp arbeidet som gjøres i dette prosjektet. Det er viktig at all dokumentasjon og rutine knyttet til dette innarbeides i arkivplan og rutinedokumentasjon.
|
|