|
Dersom ePhorte har langvarig nedetid betyr ikke det at kommunens saksbehandling skal stoppe opp. All inngående og utgående post skal registreres i en nødjournal. Dersom det er et lokalt problem (strømutfall, nettverkstproblem o.l) må det sjekkes om det er mulig å logge seg inn i ePhorte ved annen lokasjon. Vi har et interkommunalt ikt-samarbeid med Arendal, Grimstad kommuner og Aust-Agder fylkeskommune. Det bør derfor først sjekkes ut om det er mulig å journalføre til vår ePhortebase ved deres lokasjoner. Hvis ikke dette er mulig må det føres manuell journal. Da brukes blankett for papirjournal som er mulig å hente via Riksarkivets hjemmeside: http://www.arkivverket.no/arkivverket/content/download/6973/71443/version/1/file/JournalBokm%C3%A5l.doc Papirversjon av denne journalblanketten skal og foreligge på arkivleders kontor. Dersom det føres "nødjournal" skal saksbehandler i utgangspunktet kun få kopi av brev i papirversjon. Original oppbevares ved arkivtjenesten slik at de kan journalføre og skanne dette inn til ePhorte så fort systemene er oppe igjen. Dersom original må utleveres til saksbehandler må disse originalene påføres en merknad om at saksbehandler er ansvarlig for å returnere disse til arkivtjenesten snarest. Videre må utlån av orignialdokumenter dokumenteres, enten i papirjournal eller ved hjelp av et utlånskort. |