|
Ansvar, rutiner og rettigheter i Socio, arkivsystem for NAV (utarbeidet av leder for NAV, Arnt Hove, mars 2019) A) Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter: NAV leder og systemansvarlig for Socio i enheten. NAV leder er systemansvarlig i tillegg til en person til som har delegert myndighet til dette. B) Rettigheter for behandling av arkivdokument: Vi har fysisk arkiv, så veiledere som bruker Socio er ikke tildelt spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokumenter. C) Autentisering og elektronisk signering? Fullelektronisk arkiv. Elektronisk «svar ut» og "svarnin" tatt i bruk i mai 2020. Lifecare Innsyn tatt i bruk i september 2020. I vedtak etter sosialtjenesteloven er det totrinns godkjenning i Socio. D) Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registrering og arkivering: NAV leder har det overordnede ansvaret. Arkiveringen gjøres av eget personale som jobber med merkantile oppgaver. Alle inngående og utgående dokumenter arkiveres fysisk i brukermappe i eget arkiv. Arkivet er i henhold til NAV sine krav til fysisk arkiv. E) Ansvarsforhold og prosedyrer registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes/mottas: Som pkt. D F) Rutiner som definerer ansvar for: - Dokumenter fordeles på veileder etter brukers fødselsnummer og egen fødselsnummer fordeling i enheten. - Veiledere i samarbeid med systemansvarlig Socio har ansvaret for retting av registrerte journal- og arkivopplysninger. - Avskrivning av ferdigstilte dokumenter er ikke aktuelt for oss da vi ikke har elektronisk arkiv. - Vurdering av spørsmål vedrørende av offentlighet lite aktuelt da vi hele tiden jobber med saker til enkeltbruker som er unntatt offentlighet. Hvis dette blir et spørsmål er det NAV leders sitt ansvar og vurdere. NAV har egne rutiner på innsyn i egen sak. - Alt vi sender ut fra Socio er unntatt offentlighet da dette handler om tjenester etter loven til enkeltpersoner. G) Prosedyrer for registrering og arkivering dersom systemet er ute av drift: Vi har en beredskapsplan som sier noe om alternativt driftssted hvis våre lokaler ikke er tilgjengelig. Enheten har gjennomført ROS analyse på fagprogram ute av drift og kommet frem til liten sannsynlighet og liten konsekvens. Systemansvarlig: leder NAV Arnt Hove |