|
Cosdoc (elektronisk og fysisk arkiv pga manglende godkjenning fra Riksarkivaren) Bakgrunn/lovverk: Riksarkivarens forskrift Norm for informasjonssikkerhet Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten (KS FOU 144017) Formål: Enheten skal ha et arkiv som er tilgjengelig og oppdatert for saksbehandling og offentlig innsyn. Arbeidsrutiner og arkivsystem gir god kvalitetssikring av dokumenthåndteringen. Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden. Aktivitet: CosDoc støtter Noark5 - standard, men er ennå ikke godkjent av Riksarkivaren. §3-2 Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystemet a) Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter i fagsystemet CosDoc I følge Norm for informasjonssikkerhet skal ansatte som skal ha tilgang til CosDoc skal disse autoriseres skriftlig av avdelingsleder/enhetsleder. Egne autoriseringsskjema uten sensitive personopplysninger benyttes som arkiveres i egen perm. b) Hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller Det opprettes egne profiler på bakgrunn av hvilke tjenstlige behov den ansatte har. Register over ulike profiler/roller er opprettet i CosDoc. c) Hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur Enkeltvedtak, saksfremlegg, klagesaker, utgående brev, Pr dags dato eksisterer ikke muligheter for digital signatur i CosDoc, overnevnte dokumenter må signeres. d) Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen Systemansvarlig CosDoc tar månedlig ut lister over dokumenter med journalstatus F (ferdig fra saksbehandler) og K (konsept/under arbeid). Listene gjennomgås av enhetsleder med saksbehandlerne/avdelingslederne i ledermøte. Dette er ny rutine fra 01.11.2018. Forkontoret tar ut lister over vedtak som er fattet siste måned, og tar 2-3 stikkprøver for å kontrollere riktig saksgang/arkivering. Se egen prosedyre. e) Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas Saksbehandler skal manuelt signere dokument og ta kopi før kopien leveres til forkontor/enhets administrasjon for arkivering i låsbart arkivskap før arkivering i hoved arkiv. Forkontoret kvalitets sikrer at dokumentet er komplett og signert. Dokumenter som mottas av forkontoret/enhets administrasjon: pasientrelaterte dokumenter signeres som mottatt, skannes inn i rett arkivsak og deretter stemples med dato og signatur før arkivering. Godkjenn at skanning av dokumentet er utført korrekt, komplett og lesbart. Se egen prosedyre for skanning. f) Rutiner som definerer ansvar for: - Fordeling av dokumenter: se «Oversikt over saksansvarlig og saksbehandler» - Retting av registrert journal- og arkivopplysninger: det er kun oppført journalansvarlig som kan utføre dette. Dette blir loggført. Se prosedyre journalansvarlig. - Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter: saksbehandler har ansvar for dette. - Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet: Forkontoret/enhets administrasjon som mottar dokumenter skal vurdere hvilken grad av unntatt offentlighet. - Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette: Registreres av forkontoret/enhets administrasjon. g) Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift: Alle dokumenter legges i egen mappe i låsbart arkiv på forkontoret til systemet er oppe og går igjen. Hvis inngående dokumenter må behandles raskt tas kopi og gis til saksbehandler. Når systemet er i drift igjen skal dokumenter i mappe behandles på vanlig måte av forkontoret. § 3-4 Oppbevaring og sikring Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumenter oppbevare og sikres, herunder: a) Hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes: papirarkiv og elektronisk arkiv i CosDoc b) Hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk: saksbehandling, faglig dokumentasjon, IPLOS, pleieplaner, elektronisk samhandling med ulike samhandlingspartnere, egenbetaling med vederlag, slutt- og etter oppgjør, tekniske hjelpemidler, pasientregnskap hvilke kategorier av saker og dokumenter som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir: - alle skannede dokumenter - alle dokumenter innen saksbehandling Ved utlån av papirarkiv: Dette skal kun utføres av forkontor/enhets administrasjon. Kopi av original lånes ut, inn/ut skal kvitteres i egen perm og kopiene makuleres av forkontoret etter tilbakelevering. Det er forkontor/enhets administrasjon som er arkivansvarlig for enheten, og som har nøkkel og tilgang til arkivet. c) Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder - Tidspunkt for konvertering: Ikke relevant for enheten. - Retningslinjer for kassasjon/makulering av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk: Ikke relevant for enheten pga ikke Noark5 godkjent. d) En plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot: - Saksnummerserie i CosDoc endres ved hvert årsskifte. Arkivsaker/registrering av søknadssaker arkiveres med egne løpenr. pr. år. - Deponering: viser til kommunens overordnede prosedyrer og retningslinjer e) Iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet: - Pålogging både på åpen og sikker sone med brukernavn og passord - Fagsystemet ligger i sikker sone. - Tilgangsstyring - Bruker autentiseres ved pålogging, all bruk blir loggført - Uttak av logg over nødsøk og åpning av pasientjournaler, jfr. Norm for informasjonssikkerhet. § 3-6 Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen Enheten destruerer ingen dokumenter på grunn av manglende Noark5 godkjenning. Hyppighet: Kontinuerlig. Ansvar: Alle som har befatning med saksbehandling, dokumenter og arkivering. Systemansvarlig: Åse Furunes Hauge. |