Bakgrunn for vedtak om merbevaring
Os kommune er opptatt av at dokumentasjon blir bevart, slik at dokumentene som angår kommunens drift og innbyggere blir trygt og sikkert bevart for ettertiden. Os kommune er en liten kommune med under 2000 innbyggere og saksmengden er deretter. En gjennomgang og kassasjonsvurdering vil i liten grad påvirke mengden arkivmateriale, og vil ikke tjene kommunen noe særlig med tanke på lagring/kapasitet. Ressursene en slik prosess krever vil være langt større enn gevinstene er for en kommune av vår størrelse. Slik kan en bevaring av all dokumentasjon forsvares. Etter møter med enhetsledere, IT-leder, kommunedirektør og arkivet er det full enighet om langtidsbevaring av kommunens dokumentasjon. Vedtaket gjelder arkivmateriale som allerede er skapt og som skapes i fremtiden. Unntak:
- Dødsmapper (mors) Makuleres ti år etter dødsdato. Se eget notat under rutiner.
- Regnskapsbilag – papirbilag makuleres etter 10 år i henhold til regnskapsloven.
- Godkjente stemmesedler ved valg: Makuleres når valgperioden er omme (etter fire år)
Os kommunes papirarkiv er deponert til IKA Trøndelag for oppbevaring. Kommunens digitale arkivkjerne er for tiden Documaster, som vi etterstreber å koble alle fagsystemer opp imot. All dokumentasjon i kommunens fagsystemer bevares for ettertiden og gjøres derfor ikke til gjenstand for kassasjon. Dette inkluderer all dokumentasjon fra da de ulike fagsystemene ble tatt i bruk. Oversikt over kommunens fagsystemer ligger under "oversikt" i arkivplanen. Bortsett fra ovennevnte unntak vedtar Os kommune merbevaring på alldokumentasjon som kan kasseres. Langtidsbevaring av dokumentene i fagsystemene håndteres i samsvar med bestemmelser som gjelder for kommunale arkiv jfr. Arkivlov med forskrift. Os kommune, november 2023 Marit Gilleberg, kommunedirektør |