|
Post som kommer inn til postmottak skannes på en skanner på rådhuset. Det er arkiv - og dokumenttjenesten som har ansvar for skanningen. Dokumentene overføres til sikkert område på server via PixEdit skanneprogram. Dersom man skanner til epost, må dokumentet ha min. 300 pi - innstilling. Det er ikke lov å skanne noen dokumenter som inneholder personopplysninger - disse skal skannes via PixEdit. Denne skanneren står på eget rom, beskyttet fra besøkende. Hovedregel er at servicetorget, etter 1.mars 2021 kalt Personal - og utviklingsenheten, skal skanne post. Etter kommunesammenslåingen 01.01.2020 var det også godkjent at man i Roan og på Åset skole kunne skanne på kopimaskin. Enhetene er ansvarlig for at dokumentene blir skannet etter forskriften. Arkiv - og dokumenttjenesten har to permer der all skannet post legges. Den ene permen er post som er unntatt offentlighet og den andre er post som er offentlig - denne ligger også offentlig på postlista. Disse permene er låst inne. Det er saksbehandlerne som har ansvar for at dokumentene blir skannet inn i rett fagsystem. Saksbehandlerne kan be arkiv - og dokumenttjenesten om å bistå ved behov. Se for øvrig under For arkivtjenesten / Rutiner / Daglige rutiner - Dokument - og saksbehandling / Mottak, sortering og registrering av post |