|
Arkivtjenesten i Namsskogan kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste, og arkivansvaret er lagt til servicekontoret. Tjenesten er fysisk lokalisert ved servicekontoret, som totalt har ansvar for rundt 220 årsverk. Arkivleder fungerer som leder for kommunens arkivtjeneste og har det faglige overordnede ansvaret for arkivarbeidet i kommunens ulike avdelinger. Arkivtjenesten har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i tråd med kravene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. Det presiseres at arkivansvaret i systemene er begrenset til post- og journalføring i sak-/arkivsystemet. Øvrige fagsystemer omfattes ikke av dette ansvaret, med mindre de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon og er registrert som arkivpliktige. Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Arkivtjenesten har et sentralt ansvar for å sikre god dokumentasjonsforvaltning i kommunen. Følgende oppgaver inngår i arkivtjenestens ansvarsområde: 1. Registrering og journalføring
- Registrere og journalføre inngående post, brev og andre henvendelser utenfra.
- Kontrollere saksbehandlernes egen journalføring for å sikre korrekt og fullstendig dokumentasjon.
2. Dokumentasjon av saksgang
- Sørge for at arkivet dokumenterer hele saksforløpet:
- Saksopprinnelse (inngående dokumenter)
- Saksbehandling (interne notater, vurderinger, kommentarer)
- Resultat (vedtak, avtaler, oppfølging)
3. Systematikk og sammenheng
- Påse at det er tilstrekkelig systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan:
- fungere som informasjonskilde for administrasjonen
- gi rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon
- ivareta hensynet til ettertiden som arkivkilde
4. Vedlikehold av arkivplan
- Sikre at dokumentasjon av arkivrutiner og arkivsystem oppdateres fortløpende i arkivplanen.
- Planen skal også arkiveres i sakarkivsystemet ved årsskifte og ved vesentlige endringer.
5. Veiledning og kontroll
- Veilede saksbehandlere ved feil eller mangelfull registrering i sakarkivsystemet.
- Minne saksbehandlere på restanser og rutiner for ferdigstilling av saker.
6. Avslutning av saker
- Ved avslutning av saker skal arkivtjenesten kontrollere at saken er dokumentert i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
- Det vises til egen rutine for avslutning av saker i arkivplanen.
Oppdatert 10.04.2025 |