|
Rutiner for konvertering av analogt arkivmateriale til digitalt lagringsmedium der originalmediet kan destrueres etter konverteringen. Jfr Riksarkivarens forskrift (Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver)
§ 8-3 Formatkrav. Bildekvalitet
(1) Ved konvertering til digitalt lagringsmedium skal bildekvaliteten oppfylle kravene i § 5-15 for skanning.
(") For lagringsmedium og -format gjelder § 5-11 og § 5-20
§ 8-4 Krav til kvalitetssikring
Konverteringsprosessen skal være gjenstand for løpende kontroll. Krav som blir stilt til i ulike deler av prosessen skal beskrives og dokumenteres på en måte som gjør det mulig å kvalitetskontrollere alle ledd i prosessen.
a) det ved klargjøringen er lagt til rette for optimal bildegjengivelse og metadatafangst,
b) skanningen oppfyller formatkravene,
c) skanningen er komplett,
d) lagringen av de digitale bildene er vellykket, og
e) at metadata er korrekt koblet sammen med bildene.
(2) Prosessen skal dokumenteres med:
a) beskrivelse av produksjonslinjer og av alle ledd i digitaliseringsprosessen,
b) hvilken type utstyr som ble brukt og hvor konverteringen ble utført, og
c) med kravspesifikasjon som ble stilt til konverteringen hvis den ble utført av andre enn arkivskaper.
(3) Eksempel på kvalitetskontroll som vil være tilfredsstillende er ISO/TR 13028 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records.
§ 8-5 (1) Den opprinnelige struktur og rekkefølge (indre proveniens) i arkivet skal opprettholdes gjennom tilførsel av tilstrekkelig metadata i konverteringsprosessen.
(2) Gjenfinnbarhet skal sikres gjennom tilførsel av metadata som identifiserer hver enkelt sak, med kobling til det konverterte digitale arkivmaterialet.
§ 8-6 (1) Destruksjon av originalmediet kan tidligst skje seks måneder etter at arkivversjonen er testet og godkjent av arkivdepotet. For fremstilling, overføring og godkjenning av arkivversjoner gjelder bestemmelsene om dette i kapittel 5. Bestemmelsene som gjelder Arkivverkets rolle som arkivdepot, skal anvendes tilsvarende for kommunale og fylkeskommunale arkivdepot så langt de passer.
(2) Organet må selv dokumentere at alle krav er fulgt og at arkivdepotet har godkjent arkivversjonen før destruksjonen.
(3) Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7. Mer informasjon i Riksarkivarens forskrift kap 8. |