Rutiner for periodisering

Rutiner for periodisering og bortsetting

Periodisering og bortsetting 

Generelt

Innfør faste arkivperioder for saksarkivet med nytt daglegarkiv og nye register.

1. Bruk skarpt periodeskille ved manuell journalføring.
2. Bruk overlappingsperiode for saker som strekk seg over periodeskilje ved elektronisk journalføring. Dette forutset at det i samband med periodeskiljet ikkje skjer grunnleggande endringar i arkivet (jfr. arkivforskrifta §3-13)

Rutiner ved elektronisk journalføring og elektronisk arkivering

1. Sett overføringsperiode (1.-2. år)
2. Saker som blir aktive i løpet av overføringsperioden beholdes i aktivt journalbase.
3. Sett strek etter overføringsperioden og saner journalbasen ved å legge avskrevne saker over i en egen sluttet historisk base. Basen skal være lukket for registering av nye saker.
4. Ta kopi av historisk journalbase og overfør til depot for langtidslagring.
5. Saner basen for elektronisk arkiv ved å skille ut alle avsluttede saker i en egen historisk base. Basen skal være lukket for skriving og lagring av nye saksdokumenter.
6. Kopi av historisk base overføres til depot for langtidslagring, jfr. arkivforskrifta § 13.

Rutiner ved manuell journalføring og for fysiske (manuelle) arkiver

1. Behold løpende saker ved periodeskillet i dagligarkivet.
2. Registrer disse dokumentene som utgående i gammel journal.
3. Registrer dokumentene som innkommende i ny journal.
4. Legg henvisningskort over de løpende saker i arkiv som skal til bortsetting.
5. Foreta nødvendig arkivbegrensning og kassasjon i materialet som skal til bortsetting.
6. Sett kassabelt materiale i egne bokser merket med: Arkivskaper, kassasjon og årstall for kassasjon.
7. Bind inn møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler som skal til bortsetting dersom dette ikke er gjort.
8. Merk hvert arkivstykke som skal til bortsetting med : Arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperioden. Eks. "Formannskapet, møteprotokoll, 1999, sak 1-84" eller "Teknisk etat, Saksarkiv 142, 1995-1999".
9. Utarbeid arkivliste over alle arkivstykker med innhold som skal til bortsetting.
10. Sett bort avmerket og listeført materiale i sin helhet, også journaler og andre registre.
11. Rydd samtidig opp i spesialarkivene ved bortsetting av uaktuelt materiale. Sett f.eks. bort personalmapper for personale som har sluttet.
12. Gjenopptatte saker lånes ut fra bortsettings- eller fjernarkiv. Utlånte dokument settes tilbake etter bruk.