|
Kommunedirektøren har delegert arkivansvaret etter Arkivlovens § 6 og § 8 til arkivleder. Arkivleder er faglig leder for arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivlederen har også fullmakt til å instruere saksbehandlere / ledere og arkivpersonale i arkivfaglige problemstillinger. Arkivleder rapporterer til personalsjef / kommunedirektør. Arkivleder er leder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder skal:
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen innen arkiv, og om endringer i lover og regelverk om offentlige arkiver
- gi faglig veiledning til arkivpersonale og sørge for at arkivmedarbeidere får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen
- tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og ny nyansatte nødvendig opplæring
- rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- utarbeide og oppdatere arkivplanen. Arkivplanen skal endres kontinuerlig. Arkivplanen periodiseres og arkiveres i sak-/arkivsystemet hvert 4. år, følger kommunestyrevalgperiodene. Ved større organisasjonsendringen utenfor disse faste periodene skal arkivplanen periodiseres og arkiveres i sak-/arkivsystemet
- føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
- føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
- være kommunens kontaktperson til Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal
- sørge for at det ved periodisering / avslutting av elektroniske system blir tatt datauttrekk og deponert til Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS
- kvalitetssikre VSA - Visma Samhandling Arkiv. Arkivleder er også systemansvarlig for arkivkjernen
- tas med på råd ved anskaffelse av nye sak-/arkivsystemer og fagsystemer
- få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen
- bli involvert i prosessen ved etablering og avvikling av interkommunale samarbeid
- følge opp inngått avtale med Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal om deponering av kommunens papirarkiver
|