Merbevaring

Lierne kommune er opptatt av at dokumentasjon blir bevart, slik at dokumentene som angår kommunens drift og innbyggere blir trygt og sikkert bevart for ettertiden.

Lierne kommune er en liten kommune med ca. 1300 innbyggere og saksmengden er deretter. En gjennomgang og kassasjonsvurdering vil i liten grad påvirke mengden arkivmateriale, og vil ikke tjene kommunen noe særlig med tanke på lagring/kapasitet. Ressursene en slik prosess krever vil være langt større enn gevinstene er for en kommune av vår størrelse. Slik kan en bevaring av all dokumentasjon forsvares.

Etter møter med enhetsledere, IT-leder, kommunedirektør og arkivet er det full enighet om langtidsbevaring av kommunens dokumentasjon.

Vedtaket gjelder arkivmateriale som allerede er skapt og som skapes i fremtiden.

Lierne kommunes papirarkiv er deponert til IKA Trøndelag for oppbevaring (fram til 2003) Resten av papirarkivet står på kommunehusets arkivrom. Kommunens digitale arkivkjerne er Elements Cloud og Visma Samhandling Arkiv.

Oversikt over Lierne kommunes fagsystemer:

Elektroniske arkivsystemer

§7-24 Administrasjon og politikk
(1) Administrativ og politisk organisering
System: Elements Cloud, Compilo
(2) Valg og medbestemmelse
System: Elements Cloud
3) Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger
System: Elements Cloud
(4) Sikkerhet og beredskap
System: Elements Cloud, Compilo, Rayvn
(5) Kommuneadvokat og fylkesadvokat
System: Elements Cloud
(6) Administrative tjenester
System: Elements Cloud, Compilo,

§7-25 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring
(1) Budsjett og virksomhetsstyring
System: Visma Enterprise Plus, Elements Cloud
(2) Regnskap og revisjon
System: Visma Enterprise Plus, Elements Cloud
(3) Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet
System: Visma Enterprise Plus, Elements Cloud
(4) Kommunal eiendomsskatt
System: Elements Cloud
(5) Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring
System: Visma Enterprise Plus, Elements Cloud

§7-26 Personalforvaltning og folkevalgte
(1) Ansatte i kommune og fylkeskommune
System: Elements Cloud, Visma HRM
(2) Folkevalgte
System: Elements Cloud, Visma HRM

§ 7-27.Kommunal og regional planlegging, byggesak og oppmåling
(1) Kommunal og regional planlegging
System: Elements Cloud,/eByggesak,
(2) Byggesaksbehandling
System: Elements Cloud,/eByggesak,
(3) Oppmåling
System: Elements Cloud,/eByggesak,

§ 7-28.Opplæring og oppvekst
(1) Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom enhetene
System: Compilo, Elements Cloud, Visma?
(2) Barnehage
System: Visma flyt barnehage, Visma Sikker sak barnehage, Elements Cloud
(3) Grunnskoleopplæring
System: Visma flyt skole, Visma sikker sak Skole, Elements Cloud
(4) Videregående opplæring
System: Elements Cloud
(5) Skolefritidsordning
System: Visma flyt skole, Visma sikker sak Skole, Elements Cloud
(6) Musikk- og kulturskole
System: Elements Cloud
(7) Pedagogisk Psykologisk tjeneste
System: Visma sikker sak Skole/ Sikker sak barnehage
Interkommunalt samarbeid. Grong kommune vertskommune
(8) Oppfølgingstjenesten HAB/ REHAB????
System: Elements Cloud, Profil??
(9) Barnevern
System: Interkommunalt samarbeid. Grong kommune vertskommune

(10) Fagskoler
Ikke aktuelt

(11) Folkehøgskoler
Ikke aktuelt

§ 7-29.Helse og omsorg
(1) Innledende bestemmelser
System: Elements Cloud
(2) Folkehelse, frisklivssentral, helsestasjon og tannhelsetjeneste
System: Elements Cloud, CGM
(3) Allmennmedisinske tjenester
System: Elements Cloud, CGM
(4) Akuttmedisinske tjenester
System: Elements Cloud, CGM
(5) Helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon
System: Profil, Elements Cloud,
(6) Krisesentre
System: Ikke aktuelt
(7) Skjenkebevilling
System: Elements Cloud

§ 7-30.Sosial- og velferdstjenester
(1) Sosialtjenesten (NAV)
System: Interkommunalt samarbeid. Grong kommune vertskommune
(2) Kommunens arbeid med flytninger og innvandrere
System: Elements Cloud
(3) Kommunens arbeid med tilskudd til boliger
System: Elements Cloud

§ 7-31.Næring, miljø og samfunnsutvikling
(1) Landbruk og skogbruk
System: Elements Cloud

(2) Akvakultur, fiske- og viltforvaltning
System: Elements Cloud
(3) Naturforvaltning, miljø og forurensning
System: Elements Cloud
(4) Nærings-, samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid
System: Elements Cloud

§ 7-32.Kultur, idrett, friluftsliv og kirke
(1) Kulturminnevern
System: Elements Cloud
(2) Kunst- og kulturformidling
System: Elements Cloud
(3) Bibliotek
System: Elements Cloud
(4) Arkivdepot
System: Elements Cloud, Arkivplan
(5) Idrett og friluftsliv
System: Elements Cloud
(6) Kirke og trossamfunn
System: Elements Cloud
(7) Kino og ungdomsklubber
System: Elements Cloud

§ 7-33.Tekniske tjenester, brannvesen og samferdsel
(1) Eiendomsforvaltning
System: Elements Cloud

(2) Vann og avløp
System: Elements Cloud
(3) Renovasjon og avfall
System: Elements Cloud
(4) Havnevesen
Ikke aktuelt
(5) Samferdsel
System: Elements Cloud
(6) Brann- og redning
System: Interkommunalt samarbeid, Brann Midt og Steinkjer kommune som vertskommune.

Vedtak om bevaring:

Kommunedirektøren i Lierne kommune viser til riksarkivarens forskrift kap. 7, del I og del III, med Arkivverkets veileder om bevaring- og kassasjon inkludert vurderingen ovenfor, og fatter følgende vedtak for dokumenter i Lierne kommunes elektroniske fagsystemer:

Aktive system:
Visma Flyt Skole
Visma Flyt Barnehage
Visma Sikker Sak skole
Visma Sikker Sak barnehage
Visma Samspill – Ikke tatt i bruk
CGM
Conexus?????
Compilo – arkiveres manulet i Elements Cloud
Elements Cloud
PROFIL
Kommtek????

Avsluttede system:
ESA
CIM – manuelt arkivert i Elements Cloud

All dokumentasjon i fagsystemene ovenfor bevares for ettertiden og gjøres derfor ikke til gjenstand for kassasjon. Dette inkluderer all dokumentasjon fra da de ulike fagsystemene ble tatt i bruk.

All dokumentasjon som kan kasseres, vedtar Lierne kommune merbevaring på, med følgende unntak av det som er opplistet her: https://admin-lierne.arkivplan.no/content/view/full/508931 

Langtidsbevaring av dokumentene i fagsystemene håndteres i samsvar med bestemmelser som gjelder for kommunale arkiv jfr. Arkivlov med forskrift.

Lierne kommune - Lierne, --.--.2024

Patrik Lundgren

Kommunedirektør

Dokumentet er elektronisk og er derfor uten signatur