|
Ei av Interkommunalt Arkiv i Møre og Romsdal sine sentrale arbeidsoppgåver er langtidsoppbevaring av eldre og avslutta arkiv for medlemmskommunane. (§ 5-1 og 5-11 i arkivforskrifta.) Kommunen er forplikta til å ta vare på sine arkiv og halde dei tilgjengeleg for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjeld både for papirbaserte og elektroniske arkiv. Kommunen kan sjølv velge om den vil opprette eige depot eller overlate oppgåve til interkommunal arkivordning. Sykkylven kommune har i mai 2004 avlevert eldre kommunale arkiv 1883 - 1965 til IKA. Før avlevering av arkivmateriale til fjernarkiv skal følgjande prosedyre følgjast:
- Avlevering skal avtalast i god tid med arkivleiar
- Materialet skal på førehand vere gjennomgått med tanke på arkivavgrensing og kassasjon
- Arkivmateriale skal vere ordna etter proveniens. Arkiv frå ulike arkivskapande organ skal haldast frå kvarandre, opphavleg orden og indre samanheng skal takast vare på
- Møtebøker, kopibøker, journalar og register som har vore oppbevart i lausbladform skal bindast inn
- Alle arkivboksar skal vere tydeleg merka med arkivskapar, arkivserie, dato og innhald
- Avleveringsliste over det materialet som avleveringa omfattar skal vere utarbeidd av avleverar
- Etter at materiale er avlevert skal eit eksemplar av avleveringslista sendast mottakar som kvittering
|