|
Generell informasjon og førebuing for arkivleiar / systemansvarleg Arkivplan.no skal til ein kvar tid vere oppdatert når det gjeld kommunen sine datasystem. Det er arkivskapar si plikt å gi beskjed til arkivleiar om nye system som kjem til og om system som skal avsluttast og avleverast til depot. Kvart system som inneheld bevaringsverdig informasjon skal ha eit eller fleire periodiseringsintervall. Arkivskapar må sjølv følgje opp når kvart enkelt system skal periodiserast og dermed avleverast. I tillegg til dei periodiske avleveringane er det også andre hendingar som vil føre til at arkivskapar må avlevere informasjon frå sine datasystem. Alle avleveringspliktige datasystem som blir avslutta skal avleverast til depot. Alle oppgraderingar av avleveringspliktige system som fører til skarpt skille skal avleverast. Det er viktig å merke seg at informasjon må avleverast uansett om ein vel å konvertere informsasjon frå det gamle system inn i det nye ( jfr.overgang frå Noark3 til Noark4) Fleire leverandørar har ikkje gjort store endringar frå Noark4 til Noark 5, og då gjeld ikkje dette. Rutine ved periodisering / avlustning av system:
- System blir flytta frå «aktive system» til «avslutta system» i arkivplan.no. Informasjon om systemet skal oppdaterast.
- Viss systemet er eit fagsystem: IT undersøkjer om det fins dokumentområder som tilhøyrer systemet, og kva slags database som systemet nyttar.
- IT genererer backup av databasen, eller finn fila som inneheld databasen for systemet.
|