|
Rutine for journalføring av dokument i personalmapper 1. Definisjon Med personalsaker vert meint dokumentasjon som vedkjem verksemda sitt tilhøve til dei tilsette. Personalarkiv er dokument som inneheld saker som vedkjem den enkelte tilsette. Personalmapper er mapper i personalarkivet på den enkelte tilsette. Saksarkiv er dokument som er ordna etter verksemda sin emnebaserte arkivnøkkel K-kode. 2. Ansvar Leiarar, sakshandsamarar og arkivet. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som reknast som saksdokument for organet dersom dei er gjenstand for sakshandsaming og har verdi som dokumentasjon jf. arkivforskrift § 2-6. Alle dokument, også vedlegg produsert av leiar / sakshandsamar skal lagrast elektronisk. 3. Organisering av personaldokumentasjon Saksarkiv – personalarkiv Personaldokumentasjon finst både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovudregel: Saker av generell art, eller som vedkjem grupper av tilsette blir oppbevart i saksarkivet. Saker som gjeld den enkelte tilsette blir oppbevart i personalarkivet. Berre unntaksvis kan same dokumentasjon oppbevarast i begge arkiva (dobbelarkivering)
Personalarkiv - personalmapper
Personalarkivet vil bestå av dokumentasjon av ulik betydning for den enkelte og verksemda. All dokumentasjon av betydning for den enkelte sitt arbeidstilhøve skal oppbevarast i personalmappene. Dokument med tidsavgrensa informasjon (personalinformasjon) kan oppbevarast i eigne permar i personalarkivet, eller hos verksemda som har ansvaret for saksområda. Dette gjelder særleg informasjon som vedkjem utbetaling av lønn og godtgjersle. Personalmappene er inndelt etter tema, ein tilsett kan ha fleire personalmapper. Personalmapper ein nyttar pr. 1.2.2014
- Personalmappe tilsetting/attestar/vitnemål/ansiennitetsskjema/seniortiltak/pensjon/tilgangar/fullmakt/teieplikt
- Oppfølgingsmappe - IA tiltak / oppfølging
- Oppfølgingsmappe 2 – disiplinærsaker, advarslar
- Permisjonar - søknad/svar på søknad
- Vernetiltak - arbeidsplassvurdering / bl.a databriller
Mappene blir teksta med namn på mappe + namn på den tilsette - ordningsverdi er personnr 4. Ordning av personalsaker Tilsettingssaker blir overført frå rekrutteringsmodul i Visma HRM eller blir oppretta manuelt av personalavdeling. Tilsettingssaker blir arkivert i saksarkivet. Dokumenta blir arkivert etter arkivnøkkel kode 41 i K-kodane. Tilsettingssaker inneheld fylgjande dokument: - Stillingsannonse - Søknadar - Offentleg søkjarliste - Utvida søkjarliste - Evt. notat om innkalling til intervju - Evt. notat frå intervju /referansar/konsulentvurderingar - Innstilling - Vedtak - Kopi av brev om stillingstilbod - Melding om vedtak til alle søkjarar - Avslagsbrev til søkjar / takkar nei til stilling frå søkjar Kvar tilsettingssak har si mappe i ePhorte. Om ein person søkjer på fleire stillingar, blir søknaden registrert som eit eige dokument i ulike tilsettingssaker. Søknader på ei stilling blir unnateke offentlegheit til søknadsfristen er gått ut. Opplysningar om ein søkjar kan likevel unntakast frå offentlegheit dersom søkjaren sjølv ber om dette. ( jfr. Offentlighetslova § 6 pkt. 4 ) Oppretting av personalmappe Når ein person takkar ja til tilbod om stilling, blir tilsettingsbrev/underskriven avtale lagt i personalmappe. Personalmappa blir lenka til tilsettingssak. Avtalen blir i tillegg til elektronisk arkiv lagt i eit vedleggsarkiv. Dette gjeld også underskriven teieplikt. Personalmapper Dokumenta blir ordna i mapper på kvar enkelt tilsett. Mappene blir ordna elektronisk etter fødselsdato. Personalmappene skal dokumentere den tilsette sitt arbeidstilhøve og personalmappene blir ordna etter tema. Ein tilsett kan ha fleire personalmapper. Personalmappe: - Arbeidsavtale - Vedtak om tilsetting – takkar ja - Søknad om endring av stilling - Merknad om motteken politiattest - Teiepliktskjema - Dokument vedkomande ansiennitet- og lønsplassering/opprykk - Dokumentasjon av kompetansegjevande kurs og opplæring - Dokument vedkomande evt. særavtalar, godtgjersle, stipend - Oppseiing av stilling - Avtalefesta alderspensjon Oppfølgingsmappe: - Brev frå NAV om oppfølging - Oppfølgingsplan - Søknad/vedtak på fritak for å betale sjukepengar i arb.gj.perioden - Brev om tenestepensjon - innvilling/avslag på uføre/attføringsstønad - Legeerklæringar, helserelaterte dokument - Internt meldeskjema om yrkesskade - Melding om yrkesskade - Omplassering Oppfølgingsmappe 2 - Bekymringsmelding - Korrespondanse mellom arbeidsgjevar, arbeidstakar og tillitsvalgt/ev.advokat - Møteinnkallingar - Møtereferat - Advarslar - Krav/vilkår - Avtale - Vedtak - Oppfølgingssamtalar Permisjonar: - Søknad om permisjon - Ev. uttale frå einingsleiar - Svar på søknad om permisjon Vernetiltak: - Arbeidsplassvurdering - Søknad/vedtak om stønad til bl.a. databriller Bevaring/kassasjon Personalmapper skal bevarast for alltid Utlån Personalmapper skal ikkje lånast ut. Arbeidstakar kan få innsyn i eiga personalmappe – sjå eiga rutine. Bortsetting Mapper på tilsette som har slutta blir skilt ut og sett bort til fjernarkivet. Bortsetting skal foregå i ordna stand etter retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon. Ved bortsetting skal tryggleik og personvern ivaretakast etter gjeldande bestemmelsar. Berre beordra personell skal ha tilgang. Overføring av opplysningar Personalmappene er knytt til Sykkylven kommune som juridisk eining og skal overførast til ei ny eining når ein arbeidstakar skiftar stilling/arbeidsstad. Når det gjeld arbeidstakarar som har fleire stillingar blir personalmappa lagt til den eininga som arbeidstakaren har størst stillingsprosent. Ved verksemdoverdraging skal kommunen behalde personalmappa, og ei eventuell overføring av opplysningar i personalmappa må skje i høve til personopplysningslova. Slik overføring krev skrifteleg samtykke frå den eller dei tilsette som er omfatta verksemdoverdraginga. Verksemdoverdraging betyr at heile verksemder eller delar av den blir flytta til anna arbeidsgjevar og regulerast av arbeidsmiljølova § 16-1. Oppfølgingsmapper i Sykkylven kommune blir avslutta når ein arbeidstakar sluttar i ei eining og det blir oppretta ny mappe i ny eining. Dokument av tidsavgrensa interesse Personalinformasjon som gjeld den enkelte, men som har tidsavgrensa interesse og som ikkje er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidstilhøve, skal oppbevarast utanfor personalmappa. - Permisjonar uten ansiennitetstap - Feriar - Fleksiliste - Tenestereiser - Eigenmeldingar og sjukemeldingar - Skattekort - Underbilag til løn, timelister, overtid - Lønstrekk til fagforening - Bilgodtgjering, telefongodtgjering - Melding om velferdspermisjon Denne type dokumentasjon kan kasserast etter 10 år iflg. regnskapsforskrifta og kommuneforvaltninga sine kassasjonsbestemmelsar. Sikkerheit Sikkerheit for personopplysningar blir regulert av personopplysningslova §§ 13 og 14 om informasjonssikkerheit og internkontroll. Personopplysningsforskrifta kap. 2 inneheld lova sine sikkerheitsbestemmelsar. Bestemmelsane gjeld for behandling av personopplysning som heilt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler. Ved behandling av sensitive personopplysningar er det strengare krav til behandling enn om ein behandlar andre personsopplysningar. Sensitive personopplysning er definert i § 2 i lova som: a) Rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) At en person har vore mistenkt, sikta, tiltalt eller dømt for ei straffbar handling c) Helseforhold d) Seksuelle forhold e) Medlemskap i fagforening Sikkerheitsrutinar - Personopplysningar og saksdokument skal ikkje produserast eller lagrast på private datamaskiner eller flyttbare medier - Alle dokument skal registrerast og produserast i sak- / arkivsystemet - Opplysningar som er unnateke offentlegheit skal ikkje sendast på epost - Maskiner med tilgang til sak/arkivsystemet skal ein aldri gå ifrå utan at tilgangen blir låst - Ved bruk av heimekontor må sakshandsamar vere bevisst på faren for uautorisert tilgang til opplysningar i systemet - Ved utskrift skal ein vere bevisst ved val av skrivar og utskriftene skal hentast snarast |