Bevaring/arkivavgrensing/kassasjon

Arkivlova § 9 slår fast at offentleg arkivmateriale ikkje kan kasserast utan at det skjer i samsvar med bestemmelsar i forskrift, eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren. Arkivforskriftene følgjer dette opp ved å definere begrepa og gje ein del konkrete bestemmelsar.

Etter arkivforskrifta § 15 og 16 er bevaring og kassasjon definert slik:

• bevaring tyder at arkivmateriale oppbevares for framtiden og avleveres til arkivdepot. Materiale som kjem inn under bestemmelsen om bevaring kan såleis ikkje kasserast
• arkivbegrensing tyder at følgende materiale skal skilles ut fra arkivet; 1. trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort materiale og blanketter som ikke er utfylt. 2. Konsept, kladder, ekstra kopier og interne meldinger som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon 3. tekstbehandlingsfiler 4. sakspapir som medlemmer av offentlige utvalg mottar (hvis ikke saksdokument) 5. annet materiale som hverken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon
• kassasjon tyder at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert

Følgjande materiale skal alltid bevarast dersom Riksarkivaren ikkje fastset noko anna, Arkivforskrifta § 15 Bevaringspåbud

§ 16.Kassasjon

Organet skal utarbeide kassasjonsreglar for materiale som ikkje er omfatta av arkivavgrensinga i § 14 eller bevaringspåbodet i § 15. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast, og kva som kan eller skal kasserast. Det kan òg fastsetjast kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon.

Statlege organ skal utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar for fagsakene. Riksarkivaren kan krevje at det overordna organet samordnar arbeidet med slike reglar. Reglane gjeld ikkje før dei er godkjende av Riksarkivaren.

Dersom eit statleg organ ikkje har godkjende kassasjonsreglar eller ikkje har gjennomført kassasjon før avlevering til Arkivverket, kan Arkivverket nekte å ta imot materialet.

Riksarkivaren skal gi forskrift om kassasjonsreglar for saker som gjeld eigenforvaltning i statlege organ, og om kassasjonsreglar for kommunar og fylkeskommunar.