|
Fagansvarlig – arkivansvar og oppgaver
Generelt arkivansvar
Fagansvarlig har ansvar for de arkivløsningene som benyttes i egen tjeneste, både elektroniske arkiv og papirarkiv.
I de fleste avdelinger er fagansvaret tillagt avdelingsleder, mens enkelte avdelinger har utpekt egne fagansvarlige.
Fagansvarlige som også har lederansvar, skal i tillegg følge oppgavene beskrevet i rutinen for ledere. I praksis har fagansvarlige som regel også lederansvar i Namsskogan kommune. Administrativ og faglig plassering
- Fagansvarlige er administrativt underlagt sin enhetsleder.
- Arkivfaglig er fagansvarlige underlagt arkivleder, og skal rapportere både til arkivleder og sin nærmeste overordnede linjeleder.
Fagansvarliges arkivansvar
Fagansvarlig har ansvar for å:
- Utøve operativt, faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste
- Videreformidle arkivfaglige problemstillinger fra enheten til arkivleder
- Utarbeide og oppdatere rutiner og prosedyrer som skal inngå i kommunens arkivplan
- Lage rutiner for sikkerhet og tilgangsstyring, både for papirarkiver og digitale fagsystemer
- Melde avvik ved brudd på rutiner eller prosedyrer
- Sørge for orden i papirarkiv slik at de til enhver tid kan deponeres til IKA Trøndelag
- Utføre løpende arkivarbeid i samsvar med arkivlovgivning, forskrifter og arkivreglementet
- Utføre arkivbegrensning og korrekt registrering, slik at saksoversikt og sakskontroll opprettholdes
- Sikre at arkivene er oppdatert og har versjonskontroll
- Legge til rette for effektiv og rasjonell håndtering av arkiv og dokumentasjon, og påse at ansatte følger gjeldende retningslinjer for bruk og utlån av arkivmateriale
- Holde oversikt over dokumentasjonen i både fysiske arkiv og digitale fagsystemer
Kompetanse
Fagansvarlige har plikt til å gjennomføre nødvendig opplæring og kompetanseheving for å kunne utføre sine oppgaver på en tilfredsstillende måte.
Post og journalføring i avdelingene:Disse enheter har selv ansvar for, arkivering, post og journalføring i sine fagsystemer: - (Komtek) i Namsskogan brann og redning. - (Profil) i sykehjem, Bo- og miljøtjeneste og hjemmetjeneste. - (CGM) i helsestasjon, jordmor og helsesykepleier. - (CGM+Profi) i Ros og psykisk helse. - (Pasientsky) i legekontor og fysioterapeut, som er godkjent som arkiv. - (IP og IOP Visma samspill) - individuell plan og stafettlogg er felles for helse og oppvekst. - (Visma flyt skole, visma flyt barnehage, sikker sak skole og sikker sak barnehage) i grunnskoler og barnehager . Oppdatert 10.04.2025 |