FormålDenne rutinen skal sikre:
- At saker behandles i henhold til gjeldende lover og forskrifter
- At dokumentasjon blir korrekt og forskriftsmessig bevart for ettertiden
- At arkivtjenesten til enhver tid har oversikt over saksbehandlere og aktive saker
Virkeområde
Rutinen gjelder alle ledere i Namsskogan kommune.
Ledere har ansvar for arkiv og dokumenthåndtering ved egen avdeling, og er underlagt arkivleder i arkivfaglige spørsmål. Lederens ansvarLeder har ansvar for å:
- Sørge for at nye saksbehandlere får nødvendig opplæring og oppfølging, slik at de arbeider i tråd med gjeldende lover og rutiner for dokumentasjonsforvaltning
- Ha det daglige ansvaret for oppfølging av saksbehandlernes arbeid i sak-/arkivsystemet
- Minst én gang per måned ta opp restanselister og ferdigstillelse av saker i avdelingsmøter
- Ved behov kan arkivleder delta i møtene
Ved avslutning av et arbeidsforhold skal lederen:
- Påse at saksbehandler rydder opp i saker og dokumenter
- Sikre at eventuelle åpne saker overføres til ny saksbehandler
- Kontrollere at det ikke finnes restanser eller dokumenter med status R (reservert)
- Påse at utgående dokumenter med status R er ferdigstilt
- Påse at inngående dokumenter er avskrevet
- Sørge for at saker som fortsatt krever oppfølging, er overført til ny ansvarlig
- At saker som kan avsluttes, ferdigstilles i samarbeid mellom saksbehandler og leder
- Sikre at papirarkiv på avdelingen er ajourført og ryddet i henhold til gjeldende rutiner
Leder skal i tillegg:
- Melde avvik dersom det forekommer brudd på prosedyrer eller rutiner
Arkivfaglig føringI alle arkivfaglige spørsmål er saksbehandlere underlagt arkivleder og plikter å følge kommunens rutiner og retningslinjer for dokumentasjonsforvaltning. Oppdatert 10.04.2025 |