Saksbehandlers ansvar for arkiv og dokumentasjonsforvaltningSaksbehandler har et viktig medansvar for at kommunens arkiv til enhver tid fungerer som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.
Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir forsvarlig arkivlagt. Dette omfatter alle dokumenter som etter offentleglova §§ 2 og 3 regnes som saksdokument for organet.
En sak defineres som en forespørsel som er til behandling. Alle dokumenter som inngår i saken skal holdes samlet, og det skal være samsvar mellom fysiske/elektroniske dokumenter og det som er arkivert i kommunens elektroniske sak-/arkivsystem. Saksbehandlerens oppgaver og ansvarSaksbehandler skal:
- Kontrollere at mottatte brev og elektroniske dokumenter er registrert korrekt i arkivet med riktig arkivbetegnelse, saksnummer, journaltype og saksbehandler
- Sørge for at dokumenter som kommer direkte til saksbehandler blir registrert i sak-/arkivsystemet
- Påse at graderte dokumenter er merket korrekt, med henvisning til riktig lovhjemmel
- Sikre at overskriften på utgående brev er presis, og at brevet kun omhandler én sak
- Påse at journalposten ekspederes og arkiveres riktig
- Utføre all saksbehandling i kommunens sak-/arkivsystem eller godkjente fagsystemer
- Det er ikke tillatt å lagre kommunale dokumenter i personlige filer/mapper
- Journalføre egne utgående brev og interne notater, samt dokumenter som mottas som en del av saksbehandlingen
- Varsle sin leder eller arkivet dersom saken overføres til en annen saksbehandler
- Rydde i fysisk arkivmappe før avslutning, og fjerne arkivuverdig materiale som:
- Kladder, utkast, dubletter, arbeidsnotater, binderser, post-it-lapper m.m.
- Sikre at arkivmateriale som lånes ut blir registrert, og at det returneres i samme stand
- Det er ikke tillatt å låne arkivmateriale videre uten at det blir registrert. Dette gjøres i samarbeid med arkivleder.
- Følge opp egne restanser og sikre at saker blir løpende ferdigstilt
- Melde avvik ved brudd på rutiner og prosedyrer
Oppdatert 10.04.2025 |
|