Hva er et vertskommunesamarbeid?I henhold til kommuneloven § 20 kan en kommune overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver – og delegere myndighet til å treffe enkeltvedtak eller vedta forskrift – til en vertskommune: «En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver og delegere myndighet til å treffe enkeltvedtak eller vedta forskrift til en vertskommune etter reglene i dette kapitlet, så langt annen lovgivning ikke er til hinder for det.» Arkivansvar i vertskommunesamarbeidVed vertskommunesamarbeid etter kommuneloven § 20-2 er det vertskommunen som har det fulle arkivansvaret for all dokumentasjon som skapes i samarbeidet. Dette ansvaret gjelder for hele arkivets livssyklus, også etter at samarbeidet er avsluttet. Merk: For arkivmateriale som er skapt før samarbeidet ble etablert og deponert til kommunens arkivdepot, er opprinnelig kommune (arkivskaper) fortsatt ansvarlig. Proveniensprinsippet og arkivskilleProveniensprinsippet er et grunnleggende prinsipp i arkivfaglig arbeid. Det innebærer at:
- Arkiv skapt av én arkivskaper skal holdes adskilt fra andre arkiver.
- En kommunes arkiv skal ikke blandes med en annen kommunes arkiv.
- Arkiv som skapes i et vertskommunesamarbeid skal holdes utenfor vertskommunens eget arkiv, og skal opprettes som eget arkiv i arkivsystemet.
Før samarbeid inngås – behov for tidlig dialogFør et samarbeid etableres, er det avgjørende at:
- Kommunedirektør informerer arkivleder og ansvarlig fagavdeling i god tid.
- Det etableres god dialog mellom kommunedirektører, arkivledere og fagansvarlige i alle kommunene som inngår i samarbeidet.
God forankring og klar rolleavklaring er avgjørende for et velfungerende samarbeid. Alle involverte må ha en felles forståelse for ansvarsfordeling og arkivkrav. Ved oppstart av nytt vertskommunesamarbeidNår en kommune går inn i et vertskommunesamarbeid:
- Tidligere arkiv knyttet til oppgaven skal avsluttes i alle deltakende kommuner, inkludert vertskommunen.
- Vertskommunen oppretter nytt arkiv (ikke kun ny arkivdel) hvor dokumentasjon fra samarbeidet arkiveres.
- Dersom et aktivt arkiv overføres til et interkommunalt samarbeid, følger arkivansvaret oppgaven og overføres til vertskommunen.
Dette må dokumenteres i arkivplanen. Innsyn i dokumentasjon skapt i samarbeidetInnsynshenvendelser i saker skapt i samarbeidet skal behandles av arkivskaper, som i dette tilfellet er vertskommunesamarbeidet representert ved vertskommunen. Endringer i deltakerkommunerDersom en kommune melder seg ut av samarbeidet:
- Aktive saker for kommunen skal avsluttes i arkivet for vertskommunesamarbeidet.
- Ved behov for videre dokumentasjon kan kopier av aktive saker overføres.
- For innsyn i øvrige dokumenter, må kommunen sende en formell innsynsbegjæring, da materialet tilhører samarbeidet.
Deponering og ansvarVertskommunen har ansvar for:
- Fremtidige kostnader ved deponering av arkivmateriale fra samarbeidet.
- Eventuelle kostnader ved gjenbruk eller tilgang til deponert materiale.
Oppdatert: 11.04.2025 |