1) Administrasjon og politisk organisering

Merknad:

Administrativ organisering må forstås veldig vidt. Alle saker vedrørende sammenslåing og deling av kommuner og fylkeskommuner, forvaltningsreformer og andre større organisatoriske endringer skal bevares for ettertiden. Det samme gjelder etablering av interkommunale samarbeid. I henhold til forskriften skal ”administrativ og politisk behandling av saker som legges frem for og/eller behandles i organer som nevnt i forrige ledd” bevares. Dette innebærer at i tillegg til dokumentasjonen og saksdokumentene som legges frem i forbindelse med den politiske behandlingen, skal de øvrige dokumentene i den aktuelle saken også bevares. Dette gjelder uavhengig av om sakstypen er vedtatt bevart i regelverket eller kan kasseres. Dette er nytt i dette regelverket.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Ifølge retningslinjene fra 1986 skulle saker vedrørende fylkeskommunens valgte oppnevnte organer bevares, men oversikter over antall og sammensetning av styrer, råd og utvalg kunne kasseres ved valgperiodens utløp dersom oppgavene var trykt. Det samme gjaldt oversikter over personer valgt ved suppleringsvalg. Innkallinger, saklister, utskrifter og beretninger kunne kasseres forutsatt at de kunne gjenfinnes i møtebøker eller egne vedleggsserier. Hovedutskrifter, særutskrifter og manuskript til trykte eller mangfoldiggjorte fylkestingsforhandlinger kunne også kasseres. Saker vedrørende internasjonale og nordiske organer, sentrale og lokale statsorganer, andre lokale organer og interkommunale organer kunne kasseres dersom de var bevart hos et annet norsk organ.

Ifølge retningslinjene fra 1987 skulle vedtektene for styrer, råd og utvalg bevares. Møter, saklister, utskrifter og beretninger fra styrer, råd og utvalg kunne kasseres etter 5 år forutsatt at det var ført protokoll fra møtene. Dersom det ikke var ført protokoll skulle arkivsakene bevares. Brev til og fra fylkesmannen skulle bevares. Alle saker vedrørende opplæring av medlemmer (herunder studiereiser) samt hovedutskrifter og godkjenninger kunne kasseres etter 5 år. Godtgjøring til medlemmer av styrer, råd og utvalg kunne kasseres etter 10 år. I saker vedrørende administrasjonsordning, arbeidsordning, effektivisering kunne forarbeider kasseres forutsatt at de ikke inneholdt viktige prinsipielle avgjørelser som ikke er protokollert annensteds. Når det gjaldt interkommunale samarbeid kunne rutinemessig korrespondanse kasseres etter 10 år. Saker vedrørende foreninger og sammenslutninger kunne kasseres 5 år etter at medlemskap i foreninger og sammenslutninger opphørte, forutsatt at opprettelse og opphør av medlemskap var protokollert i formannskaps-/kommunestyreprotokoll. Førtes ikke protokoll, skulle arkivsakene bevares.

I de eldre retningslinjene ble det åpnet for at dersom dokumentasjon som var lagret flere steder (som arkivsak, som innførsel i protokoll, som trykksak osv), kunne arkivsaken kasseres. I det nye regelverket er redundans dvs. dobbeltarkivering ikke undersøkt. Kommuner og fylkeskommuner som ønsker å kartlegge dette, kan utarbeide et forslag som godkjennes av Riksarkivaren.

Det er også nytt i regelverket at den administrative behandlingen av saker som behandles politisk også skal bevares. Dersom dette viser seg vanskelig å praktisere, vil Riksarkivaren gjerne orienteres om dette.