1) Budsjett og virksomhetsstyring

Merknad:

Regelverket sier at ”Saker vedrørende kommunens og fylkeskommunens budsjett- og virksomhetsstyring” skal bevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken, altså dokumentet som heter økonomiplan, årsmelding osv. Saksbehandlingen må bevares for å dokumentere kommunens og fylkeskommunens vurderinger og prioriteringer på området. Når det gjelder innspill til årsbudsjett vil enhetenes budsjettinnspill med forslag til nye tiltak og redegjørelse for konsekvenser av kutt, være relevant å bevare.

På dette området er veldig mye vedtatt bevart. Det er ikke undersøkt hvorvidt den samme dokumentasjonen lagres mange steder underveis i budsjett- og rapporteringsprosessene. Kommuner og fylkeskommuner som ønsker å kassere redundant (dobbeltarkivert) dokumentasjon, kan utarbeide forslag som sendes til Riksarkivaren for behandling.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I henhold til retningslinjer for fylkeskommunene fra 1986 skulle saker vedrørende fylkeskommunens egen økonomi bevares, mens saker vedrørende nasjonal økonomi, kommuners og andre fylkeskommuners økonomi kunne kasseres. Det samme gjaldt for budsjett. Saker vedrørende fylkeskommunens eget budsjett skulle bevares, mens saker vedrørende statsbudsjett, kommuners og andre fylkeskommuners budsjett kunne kasseres.

Retningslinjene for kommunene fra 1987 er mer spesifikke. Saker vedrørende langtidsbudsjettering, budsjettforslag med kommentarer og budsjettendringer skulle bevares. Rapportering er ikke nevnt spesifikt i regelverkene fra 1986/87, ellers er det ikke store endringer fra gammelt til nytt regelverk.