3) Grunnskoleopplæring

Følgende skal bevares:

Merknad:
Kommunens og enkeltskolenes retningslinjer, planer og evalueringer vedrørende grunnskole skal bevares. Der det har vært tilsyn ved hjemmeundervisning skal enkeltsakene bevares. Rammene for undervisningen legges for en stor del legges sentralt, men den enkelte kommune og den enkelte skole har et visst handlingsrom knyttet til opplæringens organisering og innhold. Dette handlingsrommet kan skape lokale variasjoner og dokumentasjonen av dette skal bevares for ettertiden.

En del dokumentasjon skal bevares om alle elever. Kommunen skal kunne gjøre rede for hvilke elever som gikk på hvilken skole på et gitt tidspunkt. Om alle elever skal vurdering bevares, dette inkluderer underveisvurdering (at slik er avholdt), halvårsvurderinger med karakter, og endelig sluttvurdering samt eventuell annen dokumentasjon av opplæringen. Det er i tillegg skapt en del dokumentasjon som bare gjelder enkelte elever. Dette gjelder saker som knytter seg til innholdet og organiseringen av opplæringen. Der eleven har vært innom PPT har kommunen ansvar for å dokumentere for ettertiden hvilket vedtak som er fattet og opplæringsplan med vurdering av denne. Der det har forekommet mobbing skal sakene bevares for ettertiden. Det samme skal skademeldinger.

For det nye regelverket er det foretatt en presisering av hva som skal bevares fra oppgaven vurdering. For både grunnskole og videregående skole gjelder at opplæringsloven skiller mellom underveisvurdering og sluttvurdering og kravene til dokumentasjon av de to vurderingstypene er ulike. For å dokumentere sluttvurdering kreves vitnemål, kompetansebevis, fag- og svennebrev og kompetansebevis for lærekandidater. Dette er dokumentasjon som skal langtidsbevares i henhold til de nye bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommuner og fylkeskommuner. Når det gjelder underveisvurdering krever opplæringsloven at det dokumenteres at underveisvurdering har funnet sted. Samme dokumentasjon av underveisvurdering skal langtidsbevares i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene. Eleven har altså krav på underveisvurdering og det skal dokumenteres at slik vurdering er gitt, for eksempel ved hjelp av avkrysningsliste. Opplæringsloven stiller ikke krav til skriftlig dokumentasjon av underveisvurderingens utførelse. Den kan også foregå muntlig. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene stiller ikke ytterligere krav til dokumentasjon av underveisvurderingens utførelse.

De fleste skolene bruker digitale læringsplattformer og det finnes et mylder av ulike former for læringsplattformer. Bruksmåten er forskjellig og det vil variere i hvilken grad arkivmateriale lagres på læringsplattformen.

Det er viktig å understreke at læringsplattformer ikke er, eller har som formål å fungere som, arkivsystemer. I utgangspunktet bør det derfor ikke legges arkivverdig informasjon på plattformene. I hvert fall bør ikke arkivverdig informasjon legges bare der.

Selv om læringsplattformer ikke er arkivsystemer må man ta høyde for at det kan oppstå dokumentasjon og opplysninger på slike plattformer som er omfattet av arkivplikt etter arkivloven. Det er viktig at offentlige skoler er oppmerksom på forholdet til arkivplikten, og tar hensyn til de reglene som gjelder for sletting av offentlig arkivmateriale.

Riksarkivarens bevarings- og kassasjonsbestemmelser beskriver hva som skal bevares fra ansvarsområdet opplæring og oppvekst i kommunen og fylkeskommunen, uavhengig av hvor dokumentasjonen oppbevares. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene må sjekkes. Med mindre det er tillatt i henhold til slike bestemmelser, kan skoler med arkivplikt etter arkivloven ikke slette arkivpliktige opplysninger uten at Riksarkivaren høres først, jf. personopplysningsloven § 28 første ledd, jf. arkivloven § 9 bokstav c.

Utover bevaringsverdige opplysninger vil det sannsynligvis være en stor mengde ikke bevaringsverdige personopplysninger i læringsplattformer. Læringsplattformene har mulighet for kontinuerlig logging av elevens aktivitet. Dette kan være opplysninger om når på døgnet eleven leverer oppgaver, hvor lang tid eleven bruker på oppgaveløsning, kommunikasjon med lærer og andre elever samt hvilke fag eleven har jobbet aktivt med i leksearbeidet. På dette området støtter arkivloven og personopplysningsloven opp under samme mål om god arkivdanning og godt arkivhold. I de fleste tilfeller skal ikke personopplysningene i læringsplattformer langtidsbevares, hvis noen i det hele tatt.

Eksempel på sakstyper som kan kasseres:
 Elevarbeider, innleveringsarbeider, prosjektoppgaver og lærernes vurdering av slike
 Daglig fraværsføring. Fravær dokumenteres på vitnemål
 Varsler om fare for nedsatt karakter eller ikke karakter
 Når saker fra skolens øverste samarbeidsorgan for brukermedvirkning i skolen bevares kan saker fra øvrige samarbeidsorgan kasseres.