|
Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at en virksomhet planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav. Arkiv skal implementeres i organets eksisterende arbeid med internkontroll. Arkivverket sin veileder for å etablere internkontroll for arkiv presenterer 7 punkt for å etablere arkivplanen som et verktøy for internkontroll: 1. Kartlegg regelverket: Lenke til reglement 2. Beskriv organisering og ansvar: Lenke til organisering, ansvar og delegering 3. Fastsett mål: Lenke til mål 4. Gjennomfør risikovurderinger (se nedenfor) 5. Sørg for kompetanse og ressurser (se nedenfor) 6. Håndter avvik (se nedenfor) 7. Gjennomfør kontroll (se nedenfor) Internkontrollprosess: Arkivplanen er under arbeid kontinuerlig. Ved hvert årsskifte skal arkivplanen arkiveres. Før hver arkivering skal arkivet gjennomføre ROS-analyse av arkivstatus. Dette gjøres sammen med controller og stabssjef. Vi bruker QM+ til ROS-analyse basert på Arkivverkets "Verktøy for egenvurdering av arkivkvalitet". ROS-rapporten med tiltaksplan lagres i QM+, og arkiveres også sammen med arkivplanen. Før arkivering skal arkivplanen godkjennes av kommunedirektør. |